Notverordnung Kanton Bern

Der finale Report zur Rückerstattung der Betreuungskosten aufgrund des COVID-19 ist nun vorhanden.

In diesem Beitrag präsentieren wir euch, wir ihr am besten vorgeht.

1. Abwesenheiten erfassen

Erfasse mit Hilfe des dynamischen Belegungsplans die Abwesenheiten aller corona-abwesenden Kinder in der Zeit zwischen dem 17. März 2020 und dem 16. Mai 2020:

Abwesenheiten mit dem Typ «Standard» werden automatisch als corona-abwesende Tage erkannt.

Anmerkung: Wir haben die letzten Wochen den dynamischen Belegungsplan bei über 80 Kitas aktiviert! Die Nutzung ist bis zum 31.07.2020 kostenlos. Melden Sie sich unter 031 378 24 36 oder unter support@kitadmin.ch, wenn ihr auch von diesem Angebot profitieren möchtet. Wir helfen gerne!

2. Report und Elternbriefe generieren

Wählen Sie in kitAdmin unter «Reports» / «Controlling» den Report «Notverordnung Rückerstattung» aus und selektieren den gewünschten Kinderort:

Durch den Kanton werden nur die Betreuungskosten, nicht aber die Verpflegungskosten zurückerstattet. Möchtet ihr euren KundInnen die Verpflegungskosten zusätzlich zurückerstatten, könnet ihr dies im Feld «Rückerstattung durch die Kita der Verpflegungskosten» festlegen. Mit 100% werden die gesamten Verpflegungskosten zurückerstattet.

Wählt in diesem Schritt die Option «Elternbriefe herunterladen» aus. Nach dieser Auswahl können diverse Einstellungen zu den Elternbriefen vorgenommen werden, wie das Layout oder den exakten Text.

Wir haben euch einen Text vorbereitet, mit welchem ihr direkt starten könnt. Die Voreinstellung geht von folgendem Vorgehen aus:

• Ihr sendet den Eltern zwei Exemplare des Elternbriefes zu
• Ihr legt den Briefen ein Antwortcouvert bei
• Ein Exemplar des Elternbriefs müssen euch die Eltern bis am 26. Mai 2020 unterschrieben zurücksenden
• Abweichungen müssen per Mail gesendet werden

Durch «Report generieren» wird ein Archiv mit folgendem Inhalt erzeugt:

Das Excel ist die durch kitAdmin ausgefüllte Vorlage des Kantons zur Rückerstattung der Kantonsbeiträge. Diese Datei könnt ihr später in kiBon hochladen. Unter dem Ordner «pdf» findet ihr die generierten Elternbriefe.

Drucket sämtliche Elternbriefe zweifach aus und sendet diese zusammen mit einem Antwortcouvert an die Eltern.

Anmerkung: Die volle Funktion (Elternbriefe und Gutschriften) kostet euch je Kinderort einmalig CHF 150.-. Damit finanziert ihr einen Teil der Entwicklungskosten für diese Funktionen mit. Herzlichen Dank!

3. Gesuch erfassen

Öffnet nun kiBon unter dem Link https://kibon.ch/web/#/corona-finanzierung/list und wählet die Kita aus, für welche ihr ein Gesuch erfassen möchten.

In kiBon müsst ihr lediglich zwei Werte eingeben und diverse Bestätigungen vornehmen. Der Wert der «Betreuungskosten für Plätze von corona-abwesenden Kindern» könnt ihr direkt aus dem in Punkt 2 generierten Excel übernehmen:

Da uns kein Kunde bekannt ist, welcher Plätze nicht angeboten hat, unterstützen wir dies von Seite kitAdmin nicht. Ihr könnt diesen Wert aber händisch im Excel berechnen. Falls ihr die Plätze immer angeboten habt, gebt im Feld «Rückerstattung Kanton für nicht angebotene Betreuungstage» 0 ein.

Nach der Bestätigung sämtlicher Punkte kann das Gesuch abgesendet werden. In diesem Schritt müsst ihr die Zahlen noch nicht belegen.

Der Kanton führt dann schnellstmöglich eine grobe Plausibilisierung durch und wird euch den provisorischen Betrag schnellstmöglich auf das in kiBon hinterlegte Konto auszahlen.

4. Abwesenheiten korrigieren

Nach dem Versenden der Elternbriefe müssen von Eltern gemeldete Abweichungen in kitAdmin analog Punkt 1 erfasst werden. Nehmt die Abweichungen bis zum in Punkt 2 definierten Datum entgegen. Standardmässig ist der 26. Mai als Deadline hinterlegt.

Entfernt die Abwesenheiten, welche bis zur Deadline NICHT bestätigt wurden. Alternativ könnt ihr auch den Typ ändern.

5. Report & Gutschriften generieren

Nach der definierten Deadline generiert den Report analog zu Punkt 2 erneut. In diesem Schritt wählt ihr aber nur die Option «Gutschriften erstellen» aus.

In diesem Fall wird nur der Report heruntergeladen. Zusätzlich wird bei allen Kindern mit einer Rückerstattung automatisch eine Gutschrift für die entsprechenden Abwesenheiten erstellt:

6. Eingaben belegen & korrigieren

Nun könnt ihr unter dem kiBon-Link https://kibon.ch/web/#/corona-finanzierung/list gemäss dem Vorgehen von Punkt 3 die definitiven Zahlen eingeben. In diesem Schritt müsst ihr das unter 5 generierte Excel sowie sämtliche unterschriebenen Elternbriefe als Belege hochladen.

Anmerkung: Diese Funktion ist in kiBon erst ab dem 1.6.2020 verfügbar. Die Frist für die Eingabe der Belege ist der 31.7.2020.

Nach diesem Schritt werden die Eingaben anhand der Belege durch den Kanton im Detail geprüft und allfällige Korrektur-Zahlungen respektive Rückforderungen ausgelöst.

7. Nachfakturieren

Schliesslich müsst ihr unter kitAdmin für die drei Monate März, April und Mai erneut einen Rechnungslauf durchführen. Dabei werden die unter Punkt 5 generierten Gutschriften automatisch abgezogen. Die Beträge von bereits bezahlten Rechnungen können als Vorauszahlungen für kommende Rechnungen definiert oder zurückbezahlt werden.