Schulung 1: Von der Anmeldung bis zum Austritt

1 Benutzer einrichten (10min)

1.1 Mit dem Benutzer einloggen und Benutzerdaten anpassen

  • Notieren Sie die eben erhaltenen Login-Informationen
    Benutzername (E-Mail): schulung__________________________@kitadmin.ch
    Passwort:                          __________________________
  • Loggen Sie sich aus dem System aus und mit den neuen Benutzerdaten wieder ein.
  • Akzeptieren Sie unsere Datenschutzrichtlinie um fortfahren zu können.
  • Gehen Sie auf das Profil ihres Benutzers und ändern Sie den Vor- und Nachnamen auf Ihren eigenen Namen.
  • Ändern Sie Ihr eigenes Passwort zu Welcome!3.
Ein Passwort muss mindestens folgende Kriterien erfüllen:
  • mindestens 8 Zeichen
  • mindestens 1 Sonderzeichen
  • mindestens 1 Zahl
  • Welche Benutzerrechte haben Sie?
  • Können Sie sich andere Benutzerrechte definieren? Begründung?
  • Navigieren Sie mittels Klick auf das kitAdmin Logo. Werden Sie mit dem korrekten Namen begrüsst?

1.2  Neuer Benutzer erfassen & Benutzerrechte vergeben

  • Erfassen und speichern Sie einen neuen Benutzer. (Verwenden Sie Ihre Schulungsnummer im Benutzernamen.)
    Nachname:                          Lauper
    Vorname:                             Simon
    Benutzername (E-Mail):    schulung__________________________.s.l@kitadmin.ch
    Passwort:                            Welcome!3
  • Welche initiale Berechtigung erhalten neue Benutzer?
  • Setzen Sie ihm die Rolle Administrator.
Der Blogeintrag kitAdmin Berechtigungen zeigt das kitAdmin Berechtigungssystem und deren Funktionen auf.
  • Erstellen Sie einen weiteren Benutzer, der nur Betreuungsrechte für die Kita Fisch hat.
    Nachname:                          Meier
    Vorname:                             Laura
    Benutzername (E-Mail):    schulung__________________________.l.m@kitadmin.ch
    Passwort:                            Welcome!3
  • Erstellen Sie einen weiteren Benutzer mit den Rechten, um alle Kinderorte im Mandanten zu verwalten.
    Nachname:                          Kunz
    Vorname:                             Vanessa
    Benutzername (E-Mail):    schulung__________________________.v.k@kitadmin.ch
    Passwort:                            Welcome!3
  • Wie viele Benutzer sind nun im System registriert. Nutzen Sie für die Überprüfung die Menu Struktur.
  • Loggen Sie sich nun aus und versuchen Sie sich neu als Kunz Vanessa einzuloggen.
  • Warum müssen Sie die Datenschutzrichtlinie wieder akzeptieren?

2.     Warteliste: Kind anmelden (10min)

  • Melden Sie Schröder Michael gemäss folgenden Informationen an. Achtung: Bestätigen sie die Anmeldung noch nicht mittels: Kind anmelden und versuchen sie zuerst die Fragen zu beantworten.

    Kind
    Name:                                Schröder
    Vorname:                          Michael
    Geburtstag:                      15.10.2024
    Geschlecht:                       Junge
    Muttersprache:                Deutsch

    Geschwister:                    Schröder Elena (bereits in der Kita)

    Hauptkontakt
    Name:                               Schröder
    Vorname:                         Claudia
    Adresse:                           Birkenweg 4, 3613 Steffisburg
    Telefon:                            044 420 62 96

    Kitas:                                Fisch oder Vogel
    Pensum:                          2 bis 3 Tage
    Betreuungstage:            Dienstag, Mittwoch, Donnerstag (jeweils ganztags)
    Finanzierung:                 Privat
    Gewünschter Eintritt:    01.10.2025
  • Was passiert, wenn die Geschwister verknüpft sind?
  • Wie übersetzen sie die Anforderung 2 bis 3 Tage in unserem Anmeldeformular?
PDF: Anmeldung-Michael-Schröder Herunterladen
Hinweis: Die Informationen in diesem PDF sind irrelevant für die Schulungen und können von den oben stehenden abweichen.
  • Fügen Sie das PDF von Michael Schröder als Allgemeinen Anhang zur Anmeldung hinzu.
  • Dürfen vertrauliche Anhänge auch hochgeladen werden? Falls ja, wie gehen Sie vor?
  • Wie kann ich einen allgemeinen Anhang auf vertraulich umstufen?
  • Stellen Sie sicher, dass Geschwister als Betreuungsgrund angegeben wird. Dadurch wird die Priorität automatisch vorselektiert. Welche Priorität hat der Betreuungsgrund Geschwister?
  • Welche Priorität hat der Betreuungsgrund Erwerbstätigkeit oder soziale Integration?
  • Stellen Sie sicher, dass Geschwister als Betreuungsgrund wieder als einziger Betreuungsgrund gesetzt wird und übersteuern Sie die Priorität auf 1.
  • Bestätigen Sie die Anmeldung mittels Klick auf Kind anmelden.
  • Überprüfen Sie nun das Profil von Schröder Michael. Sind alle Informationen ersichtlich?

3.     Warteliste überspringen: Kind Direkt zuweisen (5min)

  • Melden Sie König Sarah gemäss dem Anmeldeformular (Menu + Kind direkt zuweisen) an.

    Kind
    Name:                                König
    Vorname:                          Sarah
    Geburtstag:                      21.6.2021
    Geschlecht:                       Mädchen
    Muttersprache:                Deutsch

    Hauptkontakt
    Name:                               König
    Vorname:                         Silvia
    Adresse:                           Birkenweg 20, 3613 Steffisburg
    Telefon:                            031 378 24 36

    Kitas:                                Vogel
    Betreuungstage:            Dienstag, ganztags
    Finanzierung:                 Privat
    Eintritt am:                     1.3.2025
Während + Kind anmelden typischerweise im Alltag von einer Kita gebraucht wird, sorgt die Funktion Kind direkt zuweisen in 2 Fällen für Unterstützung:
a) Migration
b) Wenn bei der Anmeldung, die Warteliste überspringen möchte und direkt zur Platzzuweisung übergehen will.
  • Füllen Sie nur die Ihnen bekannten Informationen aus. Gibt es Felder die kitAdmin verlangt, Ihnen aus der obigen Informationen aber nicht direkt angegeben wurden?
  • Geben Sie das Geschlecht für Frau König als weiblich an.
  • Bestätigen Sie die Anmeldung.
  • Um die direkte Zuweisung abzuschliessen braucht es nun noch die definitive Platzierung. Können Sie beurteilen, ob der Wunsch überhaupt realistisch ist? Was bedeuten die Zahlen und Farben auf den Kästchen?
  • Ab welchem Zeitpunkt macht es sinn, das Kind zuzuweisen? Klappen Sie auch die Gruppe Adler auf und schauen Sie nach aktuellen Änderungen.
  • Bestätigen Sie die Zuweisung per 1.6.2025 mit privatem Pensum und definitiv.

4.     Suche (5min)

  • Wie heisst das Kind von Maur Wolfgang? Benutzen Sie die Suche und navigieren Sie sich anschliessend zu den Resultaten!
  • Wie viele Einträge mit dem Namen Thomas kennt das System?
  • Welche Kinder haben am 30.12.2024 Geburtstag?
  • Was finden Sie unter dem Begriff Adler?
  • Geben Sie Bern in der Suche ein. Klicken Sie anschliessend auf den Suche-Button mit der Maus. Welche Arten an Suchergebnissen sehen Sie?
  • Icon-Rätsel: Welches Icon gehört zu welchem kitAdmin-Begriff? Spielen sie mit den Filtermöglichkeiten und komplettieren Sie die Liste.

a)    b)     c)      d)         e)

a) _____________ b) _____________ c) _____________ d) _____________ e) _____________

  • Mit welchen Icons werden Kinder, Kontaktpersonen und Benutzer unterschieden?
  • Suchen Sie nach Schröder Elena. Warum wird auf der rechten Seite ein Badge mit der Inschrift Kita Fisch, Kita Vogel dargestellt?
  • Ändern Sie den Betreuungswunsch auf Kita Fisch statt Kita Vogel. Was wird nun in der Suche angezeigt, wenn man nach Schröder Elena sucht?

5.     Favoriten und Aufgabenliste (5min)

  • Navigieren sie zum Dashboard.
  • Fügen Sie die Kita Fisch zu den Favoriten hinzu.
  • Erscheint eine Aufgabe?
  • Navigieren Sie zu Schröder Elena (z. B. mittels Suche) und navigieren Sie zum Tab Leistungen. Wie sind die einzelnen Monate gekennzeichnet?
  • Wenn mit der Maus darüber navigiert, stehen gewissen Fehlermeldungen. Wie lauten diese?
  • Kommen Sie anschliessend zurück zum Dashboard. Sind nun Aufgaben ersichtlich?
  • Damit die anderen Aufgaben verschwinden, müssen die Tasks gelöst werden. Klicken Sie auf den Task mit dem fehlenden Geburtsdatum und übernehmen Sie das Datum aus dem Geburtstermin. Navigieren Sie zurück zum Dashboard. Ist die Aufgabe nun verschwunden?
  • Gehen Sie mit den anderen Aufgaben gleich vor und setzen als massgebendes Einkommen in CHF der Wert 60’000 per 1.1.2025 . Sind alle Aufgaben nun verschwunden?
  • Navigieren Sie zurück zur Leistung von Schröder Elena. Wie lautet nun der Status der Monate. Und wie viel muss Schröder Elena monatlich für Ihre Betreuung bezahlen?
kitAdmin erkennt, wenn für gewisse Aktionen noch Daten fehlen oder wenn Entscheidungen von Ihnen gefällt und ausgeführt werden müssen. Diese notwendigen Aktivitäten werden Ihnen als Aufgabe dargestellt. Wird auf den Task geklickt führt einem die Applikation direkt an den entsprechenden Ort in der Applikation. Ist der Task erledigt verschwindet dieser auch wieder.

Wichtig zu wissen ist, dass die Tasks abhängig von den gewählten Favoriten sind. Gibt es klare Verantwortlichkeiten zu den Kinderorten, so soll die jeweils verantwortliche Person seine Favoriten so wählen, dass Sie auch nur diese Aufgaben sieht, die für sie relevant sind. 

6.     Kind (15min)

6.1     Profil

  • Öffnen Sie das Profil von Schröder Elena.
  • Das Kind spricht Deutsch und ist Schweizerin. Vervollständigen Sie die Angaben.
  • Wie viele Geschwister hat das Kind?

6.2     Kontakt

  • Wechseln Sie ins Tab Kontakt.
  • Erfassen Sie eine weitere erziehungsberechtigte Kontaktperson: Schröder Lukas (Männlich, gleiche Adresse wie Hauptkontaktperson, kein Telefon, Korrespondenzsprache Deutsch). Setzen Sie Lukas Schröder auf dem Profil von Schröder Elena als Hauptkontakt, Erziehungsberechtigt und Abholberechtigt. Geht dies?
  • Erfassen Sie Lukas Schröder die Telefonnummer 031 888 23 23 als Privatnummer hinzu. Und deklarieren Sie ihn nun als Hauptkontakt.
  • Zudem soll auch die Grossmutter von Schröder Elena als Kontaktperson aufgenommen werden:
    Name: Schröder Elvira
    Geschlecht: Weiblich
    Adresse: Weingartstrasse 12, 3014 Bern
  • Definieren Sie auch die 3. Person als abholberechtigt.
  • Wer würde derzeit die Rechnungen von Schröder Elena erhalten?
  • Wechseln Sie auf das Profil von Schröder Michael, wechseln Sie dort ins Tab Kontakt. Fügen Sie via «+ Bestehenden Kontakt hinzufügen» Schröder Lukas bei Schröder Michael hinzu.
  • Definieren Sie Schröder Lukas als Hauptkontakt und Erziehungsberechtigt bei Schröder Michael.

6.3     Umzug

  • Erfassen Sie einen Umzug für Schröder Elena.
  • Erfassen Sie den Umzug auf den 1. des nächsten Monats, auf folgende Adresse: Binzallee 13, 8055 Zürich
  • Nur Schröder Claudia und Schröder Michael ziehen mit Schröder Elena um. Schröder Lukas und Schröder Elvira betrifft die Änderung nicht.
  • Überprüfen Sie bei allen Personen der Familie (Schröder Elena, Schröder Michael, Schröder Claudia, Schröder Lukas und Schröder Elvira).  Wurden die Adressen wie gewünscht übernommen?
  • 3 Monate nach dem Umzug findet die Familie wieder zusammen und Schröder Claudia zieht mit Schröder Michael und Schröder Elena zu Schröder Lukas an die alte Adresse zurück. Wie gehen Sie vor?

6.4     Betreuung & Betreuungsvereinbarung

Um die Betreuungsvereinbarung zu gestalten, können sie Texte, Layout und Absender konfigurieren. Die Konfiguration finden Sie im jeweiligen Kinderort in den Einstellungen unter «Vereinbarungskonfiguration». Weitere Details sind in der Schulung 2: Modellierung Kinderort zu finden.

6.5     Austritt

  • Erfassen Sie für Maur Thomas einen provisorischen Austritt per 30.04.2025.
  • Wandeln Sie den provisorischen Austritt für Maur Thomas in einen definitiven Austritt per 30.04.2025 um.
Austritte können provisorisch oder definitiv erfasst werden. Provisorische Austritte werden gebraucht um bereits früh genug voraussehbare Abgänge (Übertritt in Kindergarten/Schule) zu kalkulieren, ohne dass bereits eine Kündigung vorliegt. Trifft die Kündigung ein, können die Austritte definitiv erfasst bzw. bestätigt werden. Austritte können jederzeit rückgängig gemacht werden.

6.6     Tarife und Leistungen

Die Tabs Tarife und Leistungen werden in der 3. Schulung: Tarife/Leistungsrechnung detailliert erklärt.

7.     Kinderort (15min)

7.1     Übersicht

  • Öffnen Sie den Kinderort Kita Fisch (via Suchfeld oder Dashboard).
  • Wie hoch ist die Auslastung in der KW 12?
  • Wie hoch ist die Auslastung in der KW 19?
  • Wie hoch ist die Auslastung im Jahr 2025?
  • Warum ist die Auslastung in KW 17 höher als in KW 18?
  • Gibt es weitere Bewegungen bei den belegten Plätzen in diesem Graphen? Versuchen sie mittels Klick in dem Graphen herauszufinden welche Änderungen in dem Kinderort vorzufinden sind.
Die Linien der bewilligten, maximalen und «optimalen» Plätze werden in der Schulung «Modellierung Kinderort» genauer erklärt. Grundsätzlich gilt:

Bewilligte Plätze werden von den Behörden vergeben und dürfen zu keinem Zeitpunkt überschritten werden. kitAdmin hindert Sie aber dabei nicht, sondern warnt Sie bei der Belegungserfassung nur davor.

Maximale Plätze und Optimale Plätze werden von den Gruppen auf den Kinderort übertragen und werden von dem Kinderort selbst definiert.

«Optimale» Plätze zeigt an, wo die Belegungslinie im Optimalfall stehen sollte, so dass die Auslastung der Kita auch in Bezug auf Personal optimal ausgelastet ist.

7.2     Warteliste

  • Öffnen Sie das Tab Warteliste der Kita Fisch. Navigieren Sie in die KW 17.
  • Wie viele Kinder möchten einen subventionierten Platz (Filter verwenden)?
  • Nehmen Sie den Filter wieder raus.
  • Wer möchte am Montagmittag einen Platz (Filter verwenden)?
  • Wie viele Plätze sind in der Gruppe Hecht am Mittwochnachmittag frei?
  • Wechseln Sie auf die Woche vom 1.1.2025.
  • Wie viele subventionierte Plätze können in dieser Woche belegt werden, um das Jahreskontingent zu füllen? Was bedeutet dies?
  • Blättern Sie weiter in die Zukunft (KW 30). Wie verhalten sich die subventionierten Plätze?
  • Zurück auf die Woche vom 1.1.2025. Wie viele freie Plätze hat die Gruppe Hecht?
  • Wie viele Kinder auf der Warteliste sind noch nicht ein Jahr alt?
  • Öffnen Sie oben rechts das Hamburger-Menu – wählen Sie Reports, wechseln Sie in den Bereich Controlling. Wählen Sie den Report Warteliste aus und klicken Sie auf «Report generieren». Vergleichen Sie die Ansicht des Report mit der Warteliste (in kitAdmin) der Kita Fisch.

7.3     Kind zuweisen

  • Machen Sie Schröder Michael eine provisorische Zuweisung (Kita Fisch / Forelle) per 1.4.2025 . Erfüllen Sie ihm seine Wünsche (60%, privat). Erhalten Sie die Frage: «Diese Belegung überschreitet die maximal verfügbaren Plätze. Zuweisung abbrechen? Wieso erhalten Sie diese? Klicken Sie auf fortfahren.
  • Navigieren Sie zurück zum Dashboard. Sehen Sie einen Task?
  • Klicken Sie auf den Task und machen Sie Schröder Michael für die provisorische Zuweisung ein Angebot. Gibt es noch immer einen Task?
  • Sie haben das Angebot erfolgreich erstellt. Ist das Kind noch auf der Warteliste und/oder auf der Belegungsliste?
  • Schröder Michael nimmt das Angebot an. Weisen Sie das Kind definitiv zu.
  • Da alle Wünsche erfüllt sind, kann der Wunsch nach der Zuweisung gelöscht werden.

7.4     Belegungen

  • Öffnen Sie die Kita Fisch.
  • Wechseln Sie auf die Belegung.
  • Stellen Sie sicher, dass die richtige Woche ausgewählt ist (Start 1.1.2025 )
  • Wer ist am Dienstagmittag in der Gruppe Hecht (Filter verwenden)?
  • Wie hoch ist die Belegung am Dienstagmittag in der Gruppe Hecht?
  • Wie hoch ist die Wochenbelegung der Gruppe Hecht?
  • Wer ist in der Gruppe Forelle (Filter verwenden)?
  • Hat jemand einen Firmenplatz DV Bern (Filter verwenden)?
  • Wie viele Plätze sind beim Firmenkontingent DV Bern noch frei? Wieso?
  • Welche Kinder sind unter 12 Monate alt?

8.           Berechtigungen überprüfen (5min)

Bisher haben Sie alles als Kunz Vanessa bearbeitet. Daher sind Ihnen die Berechtigungen mit der Rolle Kinderort Verwalten bereits bekannt.

Mit der «Kinderort verwalten»-Berechtigung können Sie alle Funktionen ausüben, die in dieser Schulung gezeigt wurden. Reichen Ihnen also diese Funktionen, so empfehlen wir Ihnen mit dieser Berechtigung zu arbeiten.
  • Loggen Sie sich als Meier Laura ein.
  • Welche Berechtigung hat Meier Laura?
  • Erfassen Sie die Kita Fisch als Favoriten. Navigieren Sie zur Kita Fisch.
  • Können Sie die Belegungsliste sehen?
  • Klicken Sie in der Belegungsliste auf das Kind Schröder Elena. Erkennen Sie einen Unterschied zu Ihren bisherigen Benutzerrechten?
  • Haben Sie Zugriff auf die Warteliste der Kita Fisch?
  • Ändern Sie das Geburtsdatum und den Namen von Schröder Elena. Funktioniert das?
  • Navigieren Sie auf die Kita Vogel. Funktioniert das?
  • Was müssten Sie ändern, damit auch die Kita Vogel von Meier Laura gesehen werden kann?
Mit der Rolle «Betreuen» wird der Fokus auf die aktuelle Betreuungssituation gelegt. Eine Warteliste ist nicht sichtbar, da dies für die aktuelle Betreuung nicht relevant ist. Zudem wird sichergestellt, dass die Rolle «Betreuen» weder Daten verändern noch finanzielle Daten lesen kann (z.B. Platzart).
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