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Schulung 4: Faktura

1.     Benutzer einrichten (5min)

1.1  Mit dem Benutzer einloggen und Benutzerdaten anpassen

  • Notieren Sie die eben erhaltenen Login-Informationen
  • Benutzername (E-Mail): schulung__________________________@kitadmin.ch
  • Passwort:                          __________________________
  • Loggen Sie sich aus dem System aus und mit den neuen Benutzerdaten wieder ein.
  • Akzeptieren Sie unsere Datenschutzrichtlinie um fortfahren zu können.
  • Gehen Sie auf das Profil ihres Benutzers und ändern Sie den Vor- und Nachnamen auf Ihren eigenen Namen.
  • Ändern Sie Ihr eigenes Passwort zu Welcome!3.
    Lösung anzeigen
    Klicken Sie auf das Passwortfeld, tippen Sie erneut das bisherige Passwort ein und setzen Sie in den zwei darauffolgenden Feldern das Passwort Welcome!3
Ein Passwort muss mindestens folgende Kriterien erfüllen:
  • mindestens 8 Zeichen
  • mindestens 1 Sonderzeichen
  • mindestens 1 Zahl
  • Welche Benutzerrechte haben Sie?
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    Administrator

2.     Einrichtung DVB Faktura (15min)

  • Navigieren Sie via Menu auf die Fakturaeinstellungen und erstellen Sie eine neue DVB Konfiguration mit dem Namen: Faktura DVB. Auf jeder Seite wird ein Einzahlungsschein hinzugefügt.
  • Wir möchten zusätzlich zu der Konfiguration einen Einzahlungsschein erfassen. Erfassen Sie einen neuen Einzahlungsschein mit folgenden Angaben:
    Name:                                   Oranger Einzahlungsschein Kita Fisch
    QR-IBAN/Kontonummer:  01-04067-7
    Auslieferungsnummer:     543564
    Adresse:                               Kinderort Adresse
    EZ für Bank:                         Raiffhausenbank AG, 3123 Musterhausen
    Druckpositionierung:        –
    EZ nicht S. 1 drucken:         Feld frei lassen, EZ wird auf 1. Seite gedruckt
  • Erstellen sie einen weiteren Einzahlungsschein:
    Name:                                   Oranger Einzahlungsschein Kita Vogel
    QR-IBAN/Kontonummer:  01-17775-0
    Auslieferungsnummer:     –
    Spezifische Adresse:          Verein TierKit
                                                   Nussbaumstrasse 21
                                                   3006 Bern
    EZ für Bank:                         –
    Druckpositionierung:        –
    EZ nicht S. 1 drucken:         Ja
QR-IBAN/Kontonummer und allfällige Auslieferungsnummer erhalten Sie von Ihrer Bank.
  • Damit die Rechnungen auch dem Design der Firma entspricht, soll ein entsprechendes Layout für die Rechnungen erstellt werden. Definieren Sie ein Dokumentenlayout in den Voreinstellungen mit folgenden Eigenheiten:
    Name:                                   Rechnungslayout, kompakt
    Logo:                                     «kitAdmin_logo.png»
                                                   Breite: 40mm
                                                   Abstand links: 20mm
                                                   Abstand oben: 10mm
kitAdmin_logo.pngHerunterladen
  • Speichern Sie das Dokumentenlayout.
  • Klicken sie nun auf Vorschau anzeigen. Wie sieht das PDF aus?
    Lösung anzeigen
    Das Logo ist jetzt oben links auf der Rechnung ersichtlich.
  • Definieren Sie die Empfänger-Adresse auf der linken Seite. Welche Werte müssen dazu angepasst werden?
    Lösung anzeigen
    Die Empfängeradresse muss angepasst werden. Versuchen Sie z.B.: Abstand links: 20 mm und Abstand oben: 35 mm
  • Öffnen Sie die Vorschau erneut, was passiert mit dem Block, der die Rechnung zusammenfasst?
    Lösung anzeigen
    Dieser verschiebt sich nach rechts.

3.     Rechnungskonfiguration an Kinderort zuweisen (20min)

  • Öffnen Sie die Kita Fisch.
  • Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Kinderort-Namen und öffnen Sie die Rechnungskonfiguration.
  • Klicken Sie auf Neue Konfiguration und wählen sie die Faktura DVB (DVB) aus.
  • Erfassen Sie eine Rechnungskonfiguration per 1.1.2023.
  • Warum wird der Rundungsschnitt bereits mit 0.05 vorausgefüllt?
In der Schweiz ist die kleinste Münze der «5-Räppler». Damit auch jede Rechnung entsprechend bezahlt werden kann, muss der Endbetrag auf 5 Rappen genau gerundet werden. Es ist aber auch möglich diese Rundungsschritte zu verändern. Wie wäre es zum Beispiel mit Franken-genauen Beträgen, oder wollen Sie doch lieber nur auf 1 Rappen genau die Endbeträge ausgewiesen haben?
  • Wählen Sie als Absenderadresse die Kinderort Adresse.
  • Verwenden Sie als Einzahlungsschein Oranger Einzahlungsschein Kita Fisch.
  • Wählen Sie auch das Layout Rechnungslayout aus.
  • Definieren Sie folgenden Text für den Massenversand: P.P. 3030 Bern Post CH AG
Massenversand Inland: Hier geht es zu den entsprechenden Informationen der Post: https://www.post.ch/pp-frankieren
  • Wir definieren keine Zahlungsangaben, da wir mit einem Einzahlungsschein arbeiten. Dieses Feld kann aber auch als Freitext verwendet werden
  • Das Feld «Fusszeile» lassen wir leer.
  • Definieren Sie folgende Einführungs- und Konditionstexte:
EinführungKonditionstext
StandardFür die Betreuung Ihres Kindes / Ihrer Kinder stellen wir Ihnen folgende Dienstleistungen in Rechnung:Wir bitten Sie den Betrag innert 30 Tagen zu begleichen. Besten Dank.
für alle MahnungenWir möchten Sie daran erinnern, dass Ihre nachfolgende Rechnung auch nach unserer Zahlungsfrist nicht beglichen wurde. Aus diesem Grund bitten wir Sie, diesen Betrag umgehend zu überweisen.Sollte Ihre Zahlung nicht in den nächsten 10 Tagen eintreffen, werden Ihnen automatisch CHF 10.00 Mahnspesen verrechnet.
BetreibungTrotz unserer früheren Mahnungen ist die Rechnung noch nicht beglichen. Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, gegen Sie ein Betreibungsverfahren zu eröffnen.
  • Speichern Sie die Konfiguration ab.
  • Öffnen Sie die Kita Vogel.
  • Erstellen Sie eine neue Rechnungskonfiguration und wählen sie die Faktura DVB (DVB) aus.
  • Erfassen Sie eine Rechnungskonfiguration per 1.6.2022 – 31.12.2022.
  • Verwenden Sie als Absender-Adresse die Kinderort Adresse.
  • Verwenden Sie als Einzahlungsschein keinen Einzahlungsschein.
  • Wählen Sie auch das Layout Rechnungslayout aus.
  • Als Zahlungsangabe können Sie folgenden Text verwenden:
    Kita Vogel:
    Raiffhausenbank Musterhausen
    IBAN: CH44 0096 1234 1234 1234 0
  • Definieren Sie folgende Texte:
EinführungKonditionstext
StandardFür die Betreuung Ihres Kindes / Ihrer Kinder stellen wir Ihnen folgende Dienstleistungen in Rechnung:Wir bitten Sie den Betrag innert 30 Tagen zu begleichen. Besten Dank.
für alle MahnungenWir möchten Sie daran erinnern, dass Ihre nachfolgende Rechnung auch nach unserer Zahlungsfrist nicht beglichen wurde. Aus diesem Grund bitten wir Sie, diesen Betrag umgehend zu überweisen.Sollte Ihre Zahlung nicht in den nächsten 10 Tagen eintreffen, werden Ihnen automatisch CHF 10.00 Mahnspesen verrechnet.
BetreibungTrotz unserer früheren Mahnungen ist die Rechnung noch nicht beglichen. Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, gegen Sie ein Betreibungsverfahren zu eröffnen.
  • Speichern Sie die Konfiguration ab.
  • Ab dem 1.1.2023 führen wir nun bei der Kita Vogel ebenfalls einen Orangen Einzahlungsschein ein. Erfassen Sie nun also dieselbe Rechnungskonfiguration, ausser dass Sie die Zahlungsangaben entfernen und stattdessen den Einzahlungsschein Oranger Einzahlungsschein Kita Vogel wählen.

4.     Rechnungslauf erstellen (45min)

  • Bleiben Sie auf der Kita Vogel und navigieren Sie zum Tab Faktura.
  • Klicken Sie auf Rechnungslauf erstellen.
  • Erstellen Sie einen Rechnungslauf für den Monat Juni 2023.
  • Wählen Sie als Rechnungsdatum den 30.4.2023 und als Fälligkeitsdatum den 31.5.2023.
  • Starten Sie den Rechnungslauf.
  • Gibt es in diesem Rechnungslauf Leistungen, die nicht verrechenbar sind? Warum sind diese nicht verrechenbar?
    Lösung anzeigen
    Ja, Hoarau Jaques und Nyffenegger Jerome. Weil bei ihren Kindern noch kein Geburtsdatum hinterlegt wurde.
Es gibt Rechnungen, die aus einem bestimmten Grund noch nicht generiert werden sollen bzw. dürfen. Zum Beispiel, wenn ein BG noch nicht da ist oder wenn mit den Eltern neue Zahlungsmodalitäten ausgemacht wurden. Dann kann der vorausgewählte Hacken bei der Checkbox entfernt werden. Bei nicht verrechenbaren Leistungen kann der Hacken auf die Checkbox nicht gesetzt werden. Dort muss zuerst die Aufgabe erledigt werden.
  • Sind Kinder mit mehreren Rechnungsempfängern vorhanden? Falls ja, wie werden diese dargestellt? Wie lautet die Rechnungsaufteilung?
    Lösung anzeigen
    Ja, bei der Familie Jakob. Man sieht die Namen der beiden Eltern und man kann beide Eltern einzeln aufklappen um genauere Details zu sehen.
  • Was sehen Sie, wenn Sie einen Rechnungsempfänger aufklappen?
    Lösung anzeigen
    Man sieht das Rechnungsdatum sowie auch das Fälligkeitsdatum und ausserdem der Name des Kindes, die Betreuungshöhe, die Betreuungsgebühr, die Verpflegungsgebühren und das Rechnungstotal.
  • Wie viele Rechnungen werden in diesem Rechnungslauf erstellt?
  • Wählen Sie die Checkbox Rechnungen herunterladen aus und bestätigen Sie die ausgewählten Rechnungen.
  • Wurden so viele Rechnungen erstellt, wie Sie erwartet haben? Falls nein, haben Sie daran gedacht, dass bei 2 Rechnungsempfänger auch 2 Rechnungen erstellt werden?
  • Wurde ein ZIP-File heruntergeladen und sind all diese Rechnungen darin enthalten? Schauen Sie sich die Rechnungen an.
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Wie wird die Rechnungsaufteilung von Jakob Bettina und Jakob Hans dargestellt?
    Lösung anzeigen
    Es werden zwei quasi identische Rechnungen generiert mit je einem 50% Anteil.
  • Sind die Texte der Einleitung und die Konditionen gemäss Rechnungskonfiguration übernommen worden?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Unterhalb von Rechnungslauf erstellen wird angezeigt, ob es in diesem Monat noch Leistungen zu verrechnen gibt. Was müssen Sie nun tun, damit dort angezeigt wird, dass der Monat vollständig verrechnet wurde?
    Lösung anzeigen
    Es steht, dass der Monat teilweise fakturiert ist. Um einzusehen was noch nicht fakturiert wurde, muss immer ein erneuter Rechnungslauf erstellt werden.
  • Versuchen Sie die Probleme zu beheben und den Rechnungslauf vollständig durchzuführen. Verwenden Sie weiterhin das Rechnungsdatum 30.04.2023 und das Fälligkeitsdatum 31.05.2023.
    Das Geburtsdatum von Hoarau Gilles ist der 29.12.2021. Das Geburtsdatum von Nyffenegger Mona ist der 28.12.2021. (Falls Ihnen nicht klar ist, wie vorzugehen ist, dann versuchen Sie zuerst die Schulung 3: Tarife/Leistungsrechnung durchzuspielen)
  • Laden Sie alle Rechnungen als PDF herunter. Öffnen Sie diese und überprüfen Sie die Leistungen auf dem PDF.
  • Welche Daten finden Sie auf der Rechnung wieder?
    Lösung anzeigen
    Sämtliche Angaben zur Leistungsberechung, sowie zu den Zahlungsangaben.
  • Öffnen Sie Hippenstiel Sylvie und gehen Sie auf den Tab Faktura. Finden Sie die Rechnung wieder?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Sehen Sie sich die Rechnung etwas genauer an und laden Sie die aktuelle Rechnung herunter.
  • Suchen Sie nun die Rechnung via Rechnungsnummer. Können Sie diese finden?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Erstellen Sie einen Rechnungslauf in der Kita Fisch für den Oktober 2023.
    Rechnungsdatum 1.9.2023
    Fälligkeitsdatum 1.10.2023
    Nicht verrechenbare Leistungen müssen nicht korrigiert werden.
  • Drucken Sie die Rechnungen auf ein Einzahlungsscheinpapier. Sieht alles korrekt aus und passen die Referenznummer, sowie die weiteren Felder genau auf den Einzahlungsschein? Falls nicht müssen Sie die Druckeinstellungen ändern, oder Sie können den Einzahlungsschein im Mandanten anpassen. (Druckpositionierung).
Die meisten Drucker können so konfiguriert werden, dass für die letzte Seite eines Dokumentes ein Blatt aus einem anderen Einzugsort verwendet werden soll. Legen Sie nur dort das Einzahlungsschein-Papier ein. Für die übrigen Seiten können Sie «normales» Papier verwenden.

5.     Rechnungen via E-Mail/Post (15min)

  • Navigieren Sie zu Hippenstiel Sylvie. Klicken Sie auf Korrespondez per E-Mail. An welche Adresse wird die E-Mail geschickt?
    Lösung anzeigen
    sylvie.hippenstiel@mailbucket.dvbern.ch
  • Korrigieren Sie die E-Mail Adresse auf ungueltig@kitadmin.ch.
  • Öffnen Sie nochmals die Rechnung in kitAdmin und senden Sie die Rechnung per E-Mail. Als Antwort-E-Mail-Adresse setzen Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse.
  • Erkennen Sie im kitAdmin auf der Rechnung, wann die E-Mail geschickt wurde?
    Lösung anzeigen
    Ja, oberhalb des Button “Rechnung per E-Mail senden” steht genau wann die E-Mail versendet wurde.
  • Korrigieren Sie die E-Mail-Adresse von Hippenstiel Sylvie auf Ihre eigene E-Mail-Adresse. Versuchen Sie die Rechnung nochmals zu verschicken. Als Antwort-E-Mail-Adresse können Sie ebenfalls Ihre eigene E-Mail-Adresse verwenden.
  • Haben Sie eine E-Mail erhalten?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Wie werden Sie in der E-Mail begrüsst?
    Lösung anzeigen
    Mit:”Guten Tag Frau Hippenstiel”
  • Wer ist der Absender?
    Lösung anzeigen
    Die hinterlegte Antwort-E-Mail-Adresse.
  • Antworten Sie auf die E-Mail direkt aus Ihrem Postfach. Wer ist der Empfänger dieser Antwort? Warum?
    Lösung anzeigen
    Die Absender-E-Mail-Adresse. Weil diese als Antwort-E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.
  • Starten Sie einen neuen Rechnungslauf für die Kita Vogel und den Monat August 2023.
    Rechnungsdatum: 30.6.2023
    Fälligkeitsdatum: 31.7.2023
  • Im Fall von Jakob Bettina und Jakob Hans will nur Jakob Bettina eine Rechnung per E-Mail. Ist dies möglich?
    Lösung anzeigen
    Ja, indem man nur bei Bettina Jakob das Häkchen setzt bei der Checkbox “Korrespondenz per E-Mail”.
  • Wählen Sie die Checkbox Korrespondenz per E-Mail bei Bettina Jakob an. Und starten Sie den Rechnungslauf neu.
  • Wählen Sie dieses Mal, bevor Sie den Rechnungslauf bestätigen, die beiden Checkboxen Rechnung per E-Mail senden und Rechnungen herunterladen an.
  • Welche E-Mail-Adresse wird vom System her vorgeschlagen?
    Lösung anzeigen
    Die im Profil der Kita Vogel hinterlegte E-Mail-Adresse.

6.     Rechnungskorrekturen erstellen (30min)

6.1  Hinzugefügte/gelöschte Gutschriften und Gebühren

  • Stellen Sie den Rechnungslauf der Kita Fisch für den Monat Januar 2023 und bestätigen Sie diese. Rechnungsdatum: 31.12.2022
    Fälligkeitsdatum: 31.1.2023
  • Navigieren Sie zum Kind Jakob Eva. Anschliessend klicken Sie auf den Tab Leistungen.
  • Erstellen Sie nun eine Gutschrift für die Kita Fisch am 10.1.2023 für Preisnachlass wegen Krankheit (Leistungsart Betreuung). Der Betrag ist 120.- CHF.
  • Hat die Leistungsrechnung vom Januar 2023 nun den Status Rechnungsdifferenz vorhanden? Warum?
    Lösung anzeigen
    Ja, es ist eine Gutschrift für die Kita Fisch vorhanden wegen Krankeheit.
  • Erstellen Sie nun eine Gebühr für die Kita Fisch für Schaden an Mobiliar (Leistungsart Sonstiges) am 12.1.2023. Der Betrag ist 60.- CHF. Funktioniert dies?
  • Hat die Leistungsrechnung vom Januar 2023 noch immer den Status Rechnungsdifferenz vorhanden?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Löschen Sie nun die Gebühr wieder.
Damit eine offene Rechnungsdifferenz gelöst werden kann, muss erneut der Rechnungslauf für diesen Monat durchgeführt werden. Wurde der Rechnungslauf durchgeführt, so bekommt die Rechnung eine neue Revision mit den aktualisierten Positionen und dem entsprechenden neuen Totalbetrag. Hat die Rechnung noch keine eingegangenen Zahlungen registriert, so ist der neue Status der Rechnung «gesendet». Sind bereits Zahlungen vorhanden, dann hat die Rechnung entweder den Status «teilbezahlt» oder «bezahlt».
  • Welche beiden Rechnungen werden an der Seite von der Leistungsrechnung von Jakob Eva dargestellt, wenn der Januar 2023 aufgeklappt ist?
    Lösung anzeigen
    Die beiden Rechnungen für Jakob Bettina und Jakob Hans.


    Rechnung Jakob Bettina:
    Rechnungsnummer:                          ____________________
    ESR Referenznummer:                     ____________________

    Rechnung Jakob Hans:
    Rechnungsnummer:                          ____________________
    ESR Referenznummer:                     ____________________
  • Machen Sie einen Rechnungslauf für den Monat Januar 2023
    Rechnungsdatum: 5.5.2023
    Fälligkeitsdatum: 5.6.2023
    der die Rechnungsdifferenz löst.
  • Navigieren Sie erneut auf den Tab Leistungen von Jakob Eva.
  • Welchen Status hat nun die Leistungsrechnung vom Januar 2023?
    Lösung anzeigen
    Verrechnet
  • Öffnen Sie nun die Rechnung von Jakob Bettina. Ist es noch immer die gleiche Rechnungsnummer?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Vergleichen Sie auch die Referenznummern miteinander. (Hinweis: PDF öffnen)
  • Wenn nun Jakob Bettina trotzdem noch die ältere Rechnung bezahlt, können Sie den Zahlungseingang noch zuordnen?
    Lösung anzeigen
    Ja, weil die Rechnung wieder auf die selbe Referenznummer gebucht wird, so sieht man falls es eine Über- resp. Unterbezahlung gibt.
  • Wie viele Revisionen hat nun die Rechnung?
    Lösung anzeigen
    2
  • Können Sie die Rechnung der ersten Revision noch ansehen und herunterladen?
    Lösung anzeigen
    Ja, in der Rechnung unter dem Tab “Revisionen”.
  • Welchen Status hatte die alte Revision?
    Lösung anzeigen
    Gesendet
  • Wann haben Sie die erste Revision erstellt?
  • War der Totalbetrag der ersten Revision teurer oder günstiger?
    Lösung anzeigen
    Teurer
  • Welchen Anteil zahlt Jakob Hans?
    Lösung anzeigen
    50%

6.2  Geänderte Belegungen oder Tarifparameter

  • Ändern Sie nun beim Kind Berger Simon die Betreuung, so dass er ab 1.6.2023 neu am Dienstag, Mittwoch und Donnerstag in die Kita Vogel geht. Überprüfen Sie die Leistungen des Kindes.
  • Welche Monate sind nun mit Rechnungsdifferenz vorhanden gekennzeichnet? Gibt es überhaupt eine?
    Lösung anzeigen
    Ja, Juni, August und September.
  • Ändern Sie nun beim Kind Jakob Eva die Betreuung so, dass sie per 1.6.2023 statt Privat neu Firmenplätze der DV Bern beansprucht. Sind die Leistungen verrechenbar?
    Lösung anzeigen
    Nein, ab Juni sind sie entweder nicht verrechenbar oder es gibt eine Rechnungsdiffernz.
  • Weisen Sie nun bei der DV Bern AG den subventionierten Tarif zu. Gehen Sie zurück zur Leistungsübersicht von Jakob Eva. Sind die Leistungen nun verrechenbar?
    Lösung anzeigen
    Ja

6.3  Geänderte Rechnungsempfänger/Rechnungsaufteilung

  • Ändern Sie die Rechnungsaufteilung von Jakob Eva so, dass nur noch Jakob Bettina die Rechnungen erhalten soll (100%). Hat dies funktioniert?
    Lösung anzeigen
    Gehen Sie beim Kind auf Kontakt, wo Sie die Rechnungsaufteilung anpassen können.
  • Fügen Sie im Tab Leistungen für den Monat August 2023 noch eine Gebühr für einen Ausflug im August 2023 hinzu mit der Bezeichnung: Ausflug in den Zoo und 20 CHF Kosten.
  • Wie erkennen Sie an einer Rechnung, ob hier noch eine Rechnungskorrektur nötig ist oder nicht?
    Lösung anzeigen
    Bei den Leistungen im August steht: “Rechnungsdifferenz vorhanden”.
  • Führen Sie nun den Rechnungslauf für den Monat August 2023 bei der Kita Vogel aus. Wie sieht die Rechnungskorrektur nun aus?
    Lösung anzeigen
    Die Gebühr wird weiterhin auf beide Elternteile aufgeteilt, weil im ersten Rechnungslauf beide Eltern als Rechnungskontakt hinterlegt wurde.
  • Wie erkennt man, ob eine Rechnung bereits eine Korrekturrechnung hat?
    Lösung anzeigen
    Mittels dem Icon der zwei übereinanderliegende Blätter. Man sieht, dass es mind. eine Revision gibt und indem Sie mit dem Cursor auf über das Icon fahren, können Sie sehen wie viele Revisionen es effektiv gibt.
  • Gehen Sie bei der Rechnung von Jakob Bettina auf den Tab Revisionen. Können Sie die beiden Revisionen herunterladen und vergleichen?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Welche Rechnung müsste an den Kunden verschickt werden?
    Lösung anzeigen
    Die aktuellste Revision.
  • Was ist mit der Rechnung von Jakob Hans passiert? Warum?
    Lösung anzeigen
    Es gibt die gleichen Abweichungen wie bei der Rechnung von Jakob Bettina. Jakob Hans ist immer noch Rechnungsempfänger für den Monat August.
  • Ändern Sie den Rechnungsempfänger von Berger Simon in dem Sie Jakob Hans als Kontakt hinzufügen und anschliessend ihn als Rechnungsempfänger definieren (100%).
  • Starten Sie einen neuen Rechnungslauf für die Kita Vogel für den August 2023. Welche Rechnungen können fakturiert werden?
    Lösung anzeigen
    Es sind keine nicht verrechnete Rechnungen mehr vorhanden.
  • Warum werden die Rechnungsempfängeränderungen wie auch die Rechnungsaufteilungsänderungen nicht berücksichtigt?
Die Änderungen der Rechnungsempfänger sowie der Rechnungsaufteilung werden erst bei einer noch nicht generierten Rechnung berücksichtigt. Sollen die Änderungen für bereits generierten Rechnungen gelten, müsste man die bestehenden Rechnungen stornieren und neu erstellen.

7.     Rechnung stornieren (5min)

  • Stornieren Sie die Rechnung August 2023 von Berger Sandro. Hat dies geklappt?
    Lösung anzeigen
    Navigieren Sie auf die Rechnung und ändern Sie den Status der Rechnung auf storniert.
  • Stornieren Sie die Rechnung August 2023 von Hippenstiel Sylvie.
  • Stornieren Sie die Rechnung August 2023 von Jakob Bettina. Was ist an der Rechnung von Jakob Bettina anders?
    Lösung anzeigen
    Da es eine Rechnungsaufteilung gibt, würde sowohl die Rechnung von Jakob Bettina, wie auch die Rechnung von Jakob Hans storniert werden.
  • Stornieren Sie die Rechnung von Jakob Bettina trotzdem. Was ist mit der Rechnung von Jakob Hans passiert? Warum?
    Lösung anzeigen
    Die Rechnung wurde ebenfalls storniert, weil man nicht nur 50% einer Rechnung stornieren kann, sondern die ganze Rechnung storniert werden muss.
  • Gehen Sie auf den Tab Leistungen vom Kind Berger Simon. Was ist an der Leistung nun zu sehen, wenn Sie auf den Monat August 2023 klicken. Sehen Sie die Rechnungen?
    Lösung anzeigen
    Die Leistung hat den Status “storniert”.
  • Machen Sie nun nochmal einen Rechnungslauf für den Monat August 2023 der Kita Vogel.
  • Wie viele Rechnungen wurden nun erstellt?
    Lösung anzeigen
    3
  • Hat Jakob Hans noch eine Rechnung erhalten?
    Lösung anzeigen
    Er hat eine Rechnung erhalten, weil er als Rechnungskontakt von Berger Simon angegeben wurde.

8.     Zahlungen (15min)

8.1  Rechnungen manuell bezahlen

  • Sie haben nun eine Bankzahlung am 1.9.2023 von Jakob Bettina erhalten. Der einbezahlte Betrag ist 40.- CHF. Navigieren Sie auf die Rechnung vom Juni 2023 (Status Gesendet) von Jakob Bettina und klicken Sie auf den Tab Zahlungen. Erfassen Sie die Zahlung.
  • Wie viel ist bei der Rechnung nun noch ausstehend?
    Lösung anzeigen
    CHF 1111.10
  • Welchen Status hat nun die Rechnung?
    Lösung anzeigen
    Den Status: teilbezahlt
  • Sie haben nun eine Bankzahlung am 22.9.2023 von Jakob Bettina erhalten. Der einbezahlte Betrag ist 14.- CHF. Erstellen Sie die Zahlung auf dieselbe Rechnung.
  • Wie viel ist bei der Rechnung nun noch ausstehend? Buchen Sie den Rest als Abschreibung auf den 22.9.2023
    Lösung anzeigen
    Noch CHF 1097.10
  • Welchen Status hat nun die Rechnung?
    Lösung anzeigen
    Den Status: Bezahlt
  • Machen Sie eine weitere beliebige Zahlung auf die Rechnung von Berger Sandro. Die Rechnung soll den Status teilbezahlt erhalten. Hat dies geklappt?
    Lösung anzeigen
  • Machen Sie eine weitere Zahlung auf die stornierte Rechnung August 2023 von Hippenstiel Sylvie.
  • Hat dies geklappt? Warum nicht?
    Lösung anzeigen
    Es ist nicht möglich eine Zahlung auf eine bereits stornierte Rechnung zu tätigen.

8.2  Vorauszahlung (Offene Posten)

  • Hippenstiel Sylvie macht eine Zahlung am 28.9.2023 von 200.- CHF für die Kita Vogel obwohl sie keine offene Rechnung mehr hat. Sie entscheiden, dass die Zahlung als Vorauszahlung für die Rechnung der Periode September 2023 zu werten ist. Navigieren Sie zum Profil von Hippenstiel Sylvie und erfassen sie eine entsprechende Vorauszahlung in dem Tab Offene Posten.
  • Erscheint die Vorauszahlung nun in den offenen Posten?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Erscheint die Vorauszahlung auch, wenn sie den Filter abgewickelte Posten selektieren? Welche Einträge erscheinen sonst noch?
    Lösung anzeigen
    Ja sie erscheint auch bei den abgewickelten Posten und ausserdem erscheinen die Rechnungen vom Juni und September.
  • Erstellen Sie einen Rechnungslauf für die Kita Vogel wobei nur die Rechnung von Hippenstiel Sylvie generiert wird
    Periode: September 2023
    Rechnungsdatum: 1.8.2023
    Fälligkeitsdatum: 31.8.2023
  • Welchen Status hat die eben generierte Rechnung?
    Lösung anzeigen
    Teilbezahlt
  • Ab wann ist die Zahlung auf der Rechnung?
    Lösung anzeigen
  • Wie viel muss Hippenstiel Sylvie noch bezahlen?
    Lösung anzeigen
    CHF 720.90
  • Navigieren Sie zu Hippenstiel Sylvie. Ist die Vorauszahlung noch im Tab Offene Posten zu sehen?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Was muss getan werden, damit die Vorauszahlung abgeschlossen ist?
    Lösung anzeigen
    Die Rechnung muss vollständig bezahlt werden.
  • Erfassen Sie eine weitere Zahlung manuell auf der Rechnung, damit diese als abgeschlossen gilt.
  • Ist die Vorauszahlung in den offenen Posten nun verschwunden?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Stornieren Sie nun beide Zahlungen auf der Rechnung. Und stornieren Sie die Rechnung.
  • Navigieren Sie zurück zu den offenen Posten von Hippenstiel Sylvie.
  • Ist die Vorauszahlung wieder vorhanden?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Löschen Sie nun die Vorauszahlung. Hat dies funktioniert?

8.3  Rückerstattung (Offene Posten)

  • Ostermann Kathrin macht eine Zahlung am 28.9.2023 von 2000.- CHF für die Kita Vogel obwohl sie eigentlich nur 200.- CHF einbezahlen wollte. Sie entscheiden, dass die Zahlung als Rückerstattung erfasst werden soll, schliesslich wollen Sie dieses Geld nicht über so lange Zeit als Vorauszahlung behalten. Navigieren Sie zum Profil von Ostermann Kathrin und erfassen sie eine entsprechende Rückerstattung in dem Tab Offene Posten.
  • Erscheint die Rückerstattung nun in den offenen Posten?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Erscheint die Rückerstattung auch, wenn sie den Filter abgewickelte Posten selektieren? Welche Einträge erscheinen sonst noch?
    Lösung anzeigen
    Ja, ausserdem die Rechnungen bei denen die Zahlungsfrist abgelaufen ist.
  • Machen sie einen Rechnungslauf für die Kita Vogel wobei nur die Rechnung von Ostermann Kathrin generiert wird
    Periode: September 2023
    Rechnungsdatum: 1.8.2023
    Fälligkeitsdatum: 31.8.2023
  • Welchen Status hat die eben generierte Rechnung?
    Lösung anzeigen
    Gesendet
  • Gibt es eine Zahlung auf der Rechnung?
    Lösung anzeigen
    Nein
  • Wie viel muss Ostermann Kathrin noch bezahlen?
    Lösung anzeigen
    Der komplette Betrag von CHF 2302.20.
  • Navigieren Sie zu Ostermann Kathrin. Ist die Rückerstattung noch im Tab Offene Posten zu sehen?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Warum ist die Rückerstattung nicht bereits als abgeschlossen markiert?
    Lösung anzeigen
    Man muss die Rückerstattung zuerst auslösen.
  • Was muss getan werden, damit die Rückerstattung abgeschlossen ist?
    Lösung anzeigen
    Navigieren Sie zu den offenen Posten von Ostermann Kathrin, danach wählen Sie unter Rückerstattungsbetrag “Auszahlen” an.
  • Zahlen Sie den Betrag per 2.10.2023 aus.
  • Sind die offenen Posten nun leer?
    Lösung anzeigen
    Ja bis auf die Rechnungen mit abgelaufenen Zahlungsfristen (falls vorhanden).

8.4  Überbezahlte Rechnungen

  • Machen Sie einen Rechnungslauf für die Kita Fisch, wobei nur die Rechnung von Hoch Florian generiert wird:
    Periode: Juli 2023
    Rechnungsdatum: 1.6.2023
    Fälligkeitsdatum: 30.6.2023
  • Zahlen Sie auf die Rechnung einen Betrag von 2000 CHF per 1.7.2023 ein.
  • Wie viel Geld bezahlt Hoch Florian also zu viel?
    Lösung anzeigen
    CHF 618.70
  • Die Applikation bietet Ihnen 3 Möglichkeiten, den Geldbetrag von der Rechnung zu buchen. Welche?
    Lösung anzeigen
    Vorauszahlung, Rückerstattungsbetrag oder Rechnung.
  • Können Sie sich vorstellen, was passiert, wenn sie die Vorauszahlung wählen?
    Lösung anzeigen
    Der überschüssige Betrag wird per Vorauszahlung ausgeglichen.
  • Machen Sie eine Vorauszahlung. Was für einen Eintrag findet sich nun zusätzlich bei den Zahlungen auf der Rechnung?
    Lösung anzeigen
    Sie finden eine Ausgleichszahlung.
  • Löschen Sie die Ausgleichszahlung und erfassen Sie stattdessen einen Rückerstattungsbetrag. Funktioniert dies?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Löschen Sie nun auch den Rückerstattungsbetrag und navigieren Sie zum Dashboard.
  • Finden Sie eine Aufgabe auf dem Dashboard, welche auf das Problem mit der Rechnung hinweist?
    Lösung anzeigen
    Ja es gibt einen Hinweis, dass die Rechnung von Hoch Florian überbezahlt ist.
  • Klicken Sie auf die Aufgabe und verwenden Sie stattdessen die 3. Möglichkeit, um das Problem zu lösen.
  • Welche Rechnungen von Hoch Florian werden vorgeschlagen? Wählen Sie die Rechnung vom Oktober 2023 aus. Hat dies geklappt?
    Lösung anzeigen
    Ja, die Oktoberrechnung hat jetzt den Status teilbezahlt.

9.     Mahnen (10min)

9.1  Individuelle Rechnungen mahnen

  • Öffnen Sie die Rechnung Juni 2023 von Hoarau Jaques.
  • Ändern Sie den Status auf Zahlungserinnerung.
  • Hat dies geklappt?
    Lösung anzeigen
    Ja, es wird mit einem Wecker Icon symbolisiert.
  • Vergleichen Sie die Originalrechnung (PDF) mit der aktuellen Rechnung. Was ist der Unterschied?
    Lösung anzeigen
    Die Überschrift der Rechnung. Original = Rechnung / Aktuelle = Zahlungserinnerung
  • Ändern Sie nun den Status auf 1. Mahnung. Hat dies geklappt?
    Lösung anzeigen
    Ja, man muss erneut “Status ändern” auswählen und dort 1. Mahnung auswählen.
  • Vergleichen Sie die 3 PDF-Rechnungen.
  • Wie sieht die Rechnung aus, wenn Sie den Status 2. oder 3. Mahnung hat?
    Lösung anzeigen
    Es ändert sich lediglich die Überschrift der Mahnung, der Text bleibt wie bei der 1. Mahnung.
  • Ändern Sie die Rechnung in den Status Betreibung. Hat dies geklappt?
    Lösung anzeigen
    Ja, sofern das Icon mit einem Blitz sichtbar ist.
  • Ändern Sie die Rechnung zurück auf den Status Gesendet. Hat dies geklappt?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Können Sie den Status auch ändern, wenn die Rechnungen bereits Zahlungen hat? Versuchen Sie es.
    Lösung anzeigen
    Falls die Rechnung nicht komplett bezahlt wurde, kann man den Status noch ändern.
  • Können Sie eine Rechnung mit Status 1. Mahnung stornieren?
    Lösung anzeigen
    Ja, sofern keine Zahlung auf der Rechnung vorhanden ist.
  • Was passiert mit dem Status, wenn eine Rechnung den Status 1. Mahnung hat, anschliessend aber eine Korrekturrechnung provoziert wird? Probieren Sie es aus. Hat dies geklappt?
    Lösung anzeigen
    Ja, die 1. Mahnung bleibt weiterhin vorhanden.

9.2  Mahnlauf durchführen

  • Erstellen Sie den Rechnungslauf der Kita Fisch für den Monat Januar 2023. Rechnungsdatum: 31.12.2022
    Fälligkeitsdatum: 15.1.2023
  • Wechseln Sie auf die Faktura der Kita Fisch in den Monat Januar 2023.
    Sind die Rechnungen bereits mit einer abgelaufenen Frist markiert? Warum?
    Lösung anzeigen
    Ja, sie sind mit einem Sanduhr Icon gekennzeichnet.
  • Selektieren Sie den Filter abgelaufen sowie alle mit Status gesendet und teilbezahlt.
  • Erstellen Sie nun einen Mahnlauf. Der neue Status soll Zahlungserinnerung lauten. Die neue Frist ist am 15.2.2023. Hat der Mahnlauf geklappt?
  • Sind nun alle Rechnungen gemahnt?
    Lösung anzeigen
    Ja, die Rechnungen sind auf der linken Seite mit dem Zahlungserinnerungs Icon gekennzeichnet.

9.3  Mahnen mit Gebühren

  • Selektieren Sie den Filter Abgelaufen sowie alle mit Status Zahlungserinnert (Zeitraum: Januar 2023).
  • Erstellen Sie nun einen Mahnlauf. Der neue Status soll 1. Mahnung lauten. Die neue Frist ist am 28.2.2023 des aktuellen Jahres. Zudem sollen Mahngebühren erfasst werden. Diese Betragen 10.- CHF und werden üblicherweise mit 1. Mahngebühren bezeichnet. Hat der Mahnlauf geklappt?
    Lösung anzeigen
    Ja, der Status der Rechnungen ist jetzt 1. Mahnung.
  • Wählen Sie die 1. Mahnung von Nadal Simeon. Wo sind die Mahngebühren zu finden?
    Lösung anzeigen
    In den Rechnungspostitionen der Januar Rechnung.
  • Werden die Mahngebühren auch bereits auf dem Einzahlungsschein mitgerechnet?
    Lösung anzeigen
    Ja
  • Klicken Sie Rechnungsgebühren bearbeiten. Können die Gebühren erlassen werden?
    Lösung anzeigen
    Die Gebühren können gelöscht werden.
  • Erlassen Sie die Gebühren und gehen sie zu den Revisionen.
  • Warum haben Sie nun so viele Revisionen?
  • Ab wann erstellt das System eine neue Revision?
    Lösung anzeigen
    Sobald es eine Änderung an einer Rechnung gibt.
  • Erkennen Sie auch eine Statusänderung in der Übersicht?
    Lösung anzeigen
    Ja, in der Übersicht finden Sie einen Statusverlauf.
  • Erkennen Sie den Grund für die verschiedenen Einträge?
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Inhaltsverzeichnis
Schulung 4: Faktura
1. Benutzer einrichten (5min)
1.1 Mit dem Benutzer einloggen und Benutzerdaten anpassen
2. Einrichtung DVB Faktura (15min)
3. Rechnungskonfiguration an Kinderort zuweisen (20min)
4. Rechnungslauf erstellen (45min)
5. Rechnungen via E-Mail/Post (15min)
6. Rechnungskorrekturen erstellen (30min)
6.1 Hinzugefügte/gelöschte Gutschriften und Gebühren
6.2 Geänderte Belegungen oder Tarifparameter
6.3 Geänderte Rechnungsempfänger/Rechnungsaufteilung
7. Rechnung stornieren (5min)
8. Zahlungen (15min)
8.1 Rechnungen manuell bezahlen
8.2 Vorauszahlung (Offene Posten)
8.3 Rückerstattung (Offene Posten)
8.4 Überbezahlte Rechnungen
9. Mahnen (10min)
9.1 Individuelle Rechnungen mahnen
9.2 Mahnlauf durchführen
9.3 Mahnen mit Gebühren

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