Schulung 4: Faktura

1.     Benutzer einrichten (5min)

1.1  Mit dem Benutzer einloggen und Benutzerdaten anpassen

  • Notieren Sie die eben erhaltenen Login-Informationen
  • Benutzername (E-Mail): schulung__________________________@kitadmin.ch
  • Passwort:                          __________________________
  • Loggen Sie sich aus dem System aus und mit den neuen Benutzerdaten wieder ein.
  • Akzeptieren Sie unsere Datenschutzrichtlinie um fortfahren zu können.
  • Gehen Sie auf das Profil ihres Benutzers und ändern Sie den Vor- und Nachnamen auf Ihren eigenen Namen.
  • Ändern Sie Ihr eigenes Passwort zu Welcome!3.
Ein Passwort muss mindestens folgende Kriterien erfüllen:
  • mindestens 8 Zeichen
  • mindestens 1 Sonderzeichen
  • mindestens 1 Zahl

2.     Einrichtung DVB Faktura (15min)

  • Navigieren Sie via Menu auf die Fakturaeinstellungen und erstellen Sie eine neue DVB Konfiguration mit dem Namen: Faktura DVB. Auf jeder Seite wird ein Einzahlungsschein hinzugefügt.
  • Wir möchten zusätzlich zu der Konfiguration einen Einzahlungsschein erfassen. Erfassen Sie einen neuen Einzahlungsschein mit folgenden Angaben:
    Name:                                   Oranger Einzahlungsschein Kita Fisch
    QR-IBAN/Kontonummer:  01-04067-7
    Auslieferungsnummer:     543564
    Adresse:                               Kinderort Adresse
    EZ für Bank:                         Raiffhausenbank AG, 3123 Musterhausen
    Druckpositionierung:        –
    EZ nicht S. 1 drucken:         Feld frei lassen, EZ wird auf 1. Seite gedruckt
  • Erstellen sie einen weiteren Einzahlungsschein:
    Name:                                   Oranger Einzahlungsschein Kita Vogel
    QR-IBAN/Kontonummer:  01-17775-0
    Auslieferungsnummer:     –
    Spezifische Adresse:          Verein TierKit
                                                   Nussbaumstrasse 21
                                                   3006 Bern
    EZ für Bank:                         –
    Druckpositionierung:        –
    EZ nicht S. 1 drucken:         Ja
QR-IBAN/Kontonummer und allfällige Auslieferungsnummer erhalten Sie von Ihrer Bank.
  • Damit die Rechnungen auch dem Design der Firma entspricht, soll ein entsprechendes Layout für die Rechnungen erstellt werden. Definieren Sie ein Dokumentenlayout in den Voreinstellungen mit folgenden Eigenheiten:
    Name:                                   Rechnungslayout, kompakt
    Logo:                                     «kitAdmin_logo.png»
                                                   Breite: 40mm
                                                   Abstand links: 20mm
                                                   Abstand oben: 10mm
kitAdmin_logo.pngHerunterladen
  • Speichern Sie das Dokumentenlayout.
  • Klicken sie nun auf Vorschau anzeigen. Wie sieht das PDF aus?
  • Definieren Sie die Empfänger-Adresse auf der linken Seite. Welche Werte müssen dazu angepasst werden?
  • Öffnen Sie die Vorschau erneut, was passiert mit dem Block, der die Rechnung zusammenfasst?

3.     Rechnungskonfiguration an Kinderort zuweisen (20min)

  • Öffnen Sie die Kita Fisch.
  • Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Kinderort-Namen und öffnen Sie die Rechnungskonfiguration.
  • Klicken Sie auf Neue Konfiguration und wählen sie die Faktura DVB (DVB) aus.
  • Erfassen Sie eine Rechnungskonfiguration per 1.1.2025.
  • Warum wird der Rundungsschnitt bereits mit 0.05 vorausgefüllt?
In der Schweiz ist die kleinste Münze der «5-Räppler». Damit auch jede Rechnung entsprechend bezahlt werden kann, muss der Endbetrag auf 5 Rappen genau gerundet werden. Es ist aber auch möglich diese Rundungsschritte zu verändern. Wie wäre es zum Beispiel mit Franken-genauen Beträgen, oder wollen Sie doch lieber nur auf 1 Rappen genau die Endbeträge ausgewiesen haben?
  • Wählen Sie als Absenderadresse die Kinderort Adresse.
  • Verwenden Sie als Einzahlungsschein Oranger Einzahlungsschein Kita Fisch.
  • Wählen Sie auch das Layout Rechnungslayout aus.
  • Definieren Sie folgenden Text für den Massenversand: P.P. 3030 Bern Post CH AG
Massenversand Inland: Hier geht es zu den entsprechenden Informationen der Post: https://www.post.ch/pp-frankieren
  • Wir definieren keine Zahlungsangaben, da wir mit einem Einzahlungsschein arbeiten. Dieses Feld kann aber auch als Freitext verwendet werden
  • Das Feld «Fusszeile» lassen wir leer.
  • Definieren Sie folgende Einführungs- und Konditionstexte:
EinführungKonditionstext
StandardFür die Betreuung Ihres Kindes / Ihrer Kinder stellen wir Ihnen folgende Dienstleistungen in Rechnung:Wir bitten Sie den Betrag innert 30 Tagen zu begleichen. Besten Dank.
für alle MahnungenWir möchten Sie daran erinnern, dass Ihre nachfolgende Rechnung auch nach unserer Zahlungsfrist nicht beglichen wurde. Aus diesem Grund bitten wir Sie, diesen Betrag umgehend zu überweisen.Sollte Ihre Zahlung nicht in den nächsten 10 Tagen eintreffen, werden Ihnen automatisch CHF 10.00 Mahnspesen verrechnet.
BetreibungTrotz unserer früheren Mahnungen ist die Rechnung noch nicht beglichen. Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, gegen Sie ein Betreibungsverfahren zu eröffnen.
  • Speichern Sie die Konfiguration ab.
  • Öffnen Sie die Kita Vogel.
  • Erstellen Sie eine neue Rechnungskonfiguration und wählen sie die Faktura DVB (DVB) aus.
  • Erfassen Sie eine Rechnungskonfiguration per 1.6.2024 – 31.12.2024.
  • Verwenden Sie als Absender-Adresse die Kinderort Adresse.
  • Verwenden Sie als Einzahlungsschein keinen Einzahlungsschein.
  • Wählen Sie auch das Layout Rechnungslayout aus.
  • Als Zahlungsangabe können Sie folgenden Text verwenden:
    Kita Vogel:
    Raiffhausenbank Musterhausen
    IBAN: CH44 0096 1234 1234 1234 0
  • Definieren Sie folgende Texte:
EinführungKonditionstext
StandardFür die Betreuung Ihres Kindes / Ihrer Kinder stellen wir Ihnen folgende Dienstleistungen in Rechnung:Wir bitten Sie den Betrag innert 30 Tagen zu begleichen. Besten Dank.
für alle MahnungenWir möchten Sie daran erinnern, dass Ihre nachfolgende Rechnung auch nach unserer Zahlungsfrist nicht beglichen wurde. Aus diesem Grund bitten wir Sie, diesen Betrag umgehend zu überweisen.Sollte Ihre Zahlung nicht in den nächsten 10 Tagen eintreffen, werden Ihnen automatisch CHF 10.00 Mahnspesen verrechnet.
BetreibungTrotz unserer früheren Mahnungen ist die Rechnung noch nicht beglichen. Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, gegen Sie ein Betreibungsverfahren zu eröffnen.
  • Speichern Sie die Konfiguration ab.
  • Ab dem 1.1.2025 führen wir nun bei der Kita Vogel ebenfalls einen Orangen Einzahlungsschein ein. Erfassen Sie nun also dieselbe Rechnungskonfiguration, ausser dass Sie die Zahlungsangaben entfernen und stattdessen den Einzahlungsschein Oranger Einzahlungsschein Kita Vogel wählen.

4.     Rechnungslauf erstellen (45min)

  • Bleiben Sie auf der Kita Vogel und navigieren Sie zum Tab Faktura.
  • Klicken Sie auf Rechnungslauf erstellen.
  • Erstellen Sie einen Rechnungslauf für den Monat Juni 2025.
  • Wählen Sie als Rechnungsdatum den 30.4.2025 und als Fälligkeitsdatum den 31.5.2025.
  • Starten Sie den Rechnungslauf.
  • Gibt es in diesem Rechnungslauf Leistungen, die nicht verrechenbar sind? Warum sind diese nicht verrechenbar?
Es gibt Rechnungen, die aus einem bestimmten Grund noch nicht generiert werden sollen bzw. dürfen. Zum Beispiel, wenn ein BG noch nicht da ist oder wenn mit den Eltern neue Zahlungsmodalitäten ausgemacht wurden. Dann kann der vorausgewählte Hacken bei der Checkbox entfernt werden. Bei nicht verrechenbaren Leistungen kann der Hacken auf die Checkbox nicht gesetzt werden. Dort muss zuerst die Aufgabe erledigt werden.
  • Sind Kinder mit mehreren Rechnungsempfängern vorhanden? Falls ja, wie werden diese dargestellt? Wie lautet die Rechnungsaufteilung?
  • Was sehen Sie, wenn Sie einen Rechnungsempfänger aufklappen?
  • Wie viele Rechnungen werden in diesem Rechnungslauf erstellt?
  • Wählen Sie die Checkbox Rechnungen herunterladen aus und bestätigen Sie die ausgewählten Rechnungen.
  • Wurden so viele Rechnungen erstellt, wie Sie erwartet haben? Falls nein, haben Sie daran gedacht, dass bei 2 Rechnungsempfänger auch 2 Rechnungen erstellt werden?
  • Wurde ein ZIP-File heruntergeladen und sind all diese Rechnungen darin enthalten? Schauen Sie sich die Rechnungen an.
  • Wie wird die Rechnungsaufteilung von Jakob Bettina und Jakob Hans dargestellt?
  • Sind die Texte der Einleitung und die Konditionen gemäss Rechnungskonfiguration übernommen worden?
  • Unterhalb von Rechnungslauf erstellen wird angezeigt, ob es in diesem Monat noch Leistungen zu verrechnen gibt. Was müssen Sie nun tun, damit dort angezeigt wird, dass der Monat vollständig verrechnet wurde?
  • Versuchen Sie die Probleme zu beheben und den Rechnungslauf vollständig durchzuführen. Verwenden Sie weiterhin das Rechnungsdatum 30.04.2025 und das Fälligkeitsdatum 31.05.2025.
    Das Geburtsdatum von Hoarau Gilles ist der 29.12.2023. Das Geburtsdatum von Nyffenegger Mona ist der 28.12.2023. (Falls Ihnen nicht klar ist, wie vorzugehen ist, dann versuchen Sie zuerst die Schulung 3: Tarife/Leistungsrechnung durchzuspielen)
  • Laden Sie alle Rechnungen als PDF herunter. Öffnen Sie diese und überprüfen Sie die Leistungen auf dem PDF.
  • Welche Daten finden Sie auf der Rechnung wieder?
  • Öffnen Sie Hippenstiel Sylvie und gehen Sie auf den Tab Faktura. Finden Sie die Rechnung wieder?
  • Sehen Sie sich die Rechnung etwas genauer an und laden Sie die aktuelle Rechnung herunter.
  • Suchen Sie nun die Rechnung via Rechnungsnummer. Können Sie diese finden?
  • Erstellen Sie einen Rechnungslauf in der Kita Fisch für den Oktober 2025.
    Rechnungsdatum 1.9.2025
    Fälligkeitsdatum 1.10.2025
    Nicht verrechenbare Leistungen müssen nicht korrigiert werden.
  • Drucken Sie die Rechnungen auf ein Einzahlungsscheinpapier. Sieht alles korrekt aus und passen die Referenznummer, sowie die weiteren Felder genau auf den Einzahlungsschein? Falls nicht müssen Sie die Druckeinstellungen ändern, oder Sie können den Einzahlungsschein im Mandanten anpassen. (Druckpositionierung).
Die meisten Drucker können so konfiguriert werden, dass für die letzte Seite eines Dokumentes ein Blatt aus einem anderen Einzugsort verwendet werden soll. Legen Sie nur dort das Einzahlungsschein-Papier ein. Für die übrigen Seiten können Sie «normales» Papier verwenden.

5.     Rechnungen via E-Mail/Post (15min)

  • Navigieren Sie zu Hippenstiel Sylvie. Klicken Sie auf Korrespondez per E-Mail. An welche Adresse wird die E-Mail geschickt?
  • Korrigieren Sie die E-Mail Adresse auf ungueltig@kitadmin.ch.
  • Öffnen Sie nochmals die Rechnung in kitAdmin und senden Sie die Rechnung per E-Mail. Als Antwort-E-Mail-Adresse setzen Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse.
  • Erkennen Sie im kitAdmin auf der Rechnung, wann die E-Mail geschickt wurde?
  • Korrigieren Sie die E-Mail-Adresse von Hippenstiel Sylvie auf Ihre eigene E-Mail-Adresse. Versuchen Sie die Rechnung nochmals zu verschicken. Als Antwort-E-Mail-Adresse können Sie ebenfalls Ihre eigene E-Mail-Adresse verwenden.
  • Haben Sie eine E-Mail erhalten?
  • Wie werden Sie in der E-Mail begrüsst?
  • Wer ist der Absender?
  • Antworten Sie auf die E-Mail direkt aus Ihrem Postfach. Wer ist der Empfänger dieser Antwort? Warum?
  • Starten Sie einen neuen Rechnungslauf für die Kita Vogel und den Monat August 2025.
    Rechnungsdatum: 30.6.2025
    Fälligkeitsdatum: 31.7.2025
  • Im Fall von Jakob Bettina und Jakob Hans will nur Jakob Bettina eine Rechnung per E-Mail. Ist dies möglich?
  • Wählen Sie die Checkbox Korrespondenz per E-Mail bei Bettina Jakob an. Und starten Sie den Rechnungslauf neu.
  • Wählen Sie dieses Mal, bevor Sie den Rechnungslauf bestätigen, die beiden Checkboxen Rechnung per E-Mail senden und Rechnungen herunterladen an.
  • Welche E-Mail-Adresse wird vom System her vorgeschlagen?

6.     Rechnungskorrekturen erstellen (30min)

6.1  Hinzugefügte/gelöschte Gutschriften und Gebühren

  • Stellen Sie den Rechnungslauf der Kita Fisch für den Monat Januar 2025 und bestätigen Sie diese. Rechnungsdatum: 31.12.2024
    Fälligkeitsdatum: 31.1.2025
  • Navigieren Sie zum Kind Jakob Eva. Anschliessend klicken Sie auf den Tab Leistungen.
  • Erstellen Sie nun eine Gutschrift für die Kita Fisch am 10.1.2025 für Preisnachlass wegen Krankheit (Leistungsart Betreuung). Der Betrag ist 120.- CHF.
  • Hat die Leistungsrechnung vom Januar 2025 nun den Status Rechnungsdifferenz vorhanden? Warum?
  • Erstellen Sie nun eine Gebühr für die Kita Fisch für Schaden an Mobiliar (Leistungsart Sonstiges) am 12.1.2025. Der Betrag ist 60.- CHF. Funktioniert dies?
  • Hat die Leistungsrechnung vom Januar 2025 noch immer den Status Rechnungsdifferenz vorhanden?
  • Löschen Sie nun die Gebühr wieder.
Damit eine offene Rechnungsdifferenz gelöst werden kann, muss erneut der Rechnungslauf für diesen Monat durchgeführt werden. Wurde der Rechnungslauf durchgeführt, so bekommt die Rechnung eine neue Revision mit den aktualisierten Positionen und dem entsprechenden neuen Totalbetrag. Hat die Rechnung noch keine eingegangenen Zahlungen registriert, so ist der neue Status der Rechnung «gesendet». Sind bereits Zahlungen vorhanden, dann hat die Rechnung entweder den Status «teilbezahlt» oder «bezahlt».
  • Welche beiden Rechnungen werden an der Seite von der Leistungsrechnung von Jakob Eva dargestellt, wenn der Januar 2025 aufgeklappt ist?

    Rechnung Jakob Bettina:
    Rechnungsnummer:                          ____________________
    ESR Referenznummer:                     ____________________

    Rechnung Jakob Hans:
    Rechnungsnummer:                          ____________________
    ESR Referenznummer:                     ____________________

6.2  Geänderte Belegungen oder Tarifparameter

  • Ändern Sie nun beim Kind Berger Simon die Betreuung, so dass er ab 1.6.2025 neu am Dienstag, Mittwoch und Donnerstag in die Kita Vogel geht. Überprüfen Sie die Leistungen des Kindes.
  • Welche Monate sind nun mit Rechnungsdifferenz vorhanden gekennzeichnet? Gibt es überhaupt eine?
  • Ändern Sie nun beim Kind Jakob Eva die Betreuung so, dass sie per 1.6.2025 statt Privat neu Firmenplätze der DV Bern beansprucht. Sind die Leistungen verrechenbar?
  • Weisen Sie nun bei der DV Bern AG den subventionierten Tarif zu. Gehen Sie zurück zur Leistungsübersicht von Jakob Eva. Sind die Leistungen nun verrechenbar?

6.3  Geänderte Rechnungsempfänger/Rechnungsaufteilung

  • Ändern Sie die Rechnungsaufteilung von Jakob Eva so, dass nur noch Jakob Bettina die Rechnungen erhalten soll (100%). Hat dies funktioniert?
  • Fügen Sie im Tab Leistungen für den Monat August 2025 noch eine Gebühr für einen Ausflug im August 2025 hinzu mit der Bezeichnung: Ausflug in den Zoo und 20 CHF Kosten.
  • Wie erkennen Sie an einer Rechnung, ob hier noch eine Rechnungskorrektur nötig ist oder nicht?
  • Führen Sie nun den Rechnungslauf für den Monat August 2025 bei der Kita Vogel aus. Wie sieht die Rechnungskorrektur nun aus?
  • Wie erkennt man, ob eine Rechnung bereits eine Korrekturrechnung hat?
  • Gehen Sie bei der Rechnung von Jakob Bettina auf den Tab Revisionen. Können Sie die beiden Revisionen herunterladen und vergleichen?
  • Welche Rechnung müsste an den Kunden verschickt werden?
  • Was ist mit der Rechnung von Jakob Hans passiert? Warum?
  • Ändern Sie den Rechnungsempfänger von Berger Simon in dem Sie Jakob Hans als Kontakt hinzufügen und anschliessend ihn als Rechnungsempfänger definieren (100%).
  • Starten Sie einen neuen Rechnungslauf für die Kita Vogel für den August 2025. Welche Rechnungen können fakturiert werden?
  • Warum werden die Rechnungsempfängeränderungen wie auch die Rechnungsaufteilungsänderungen nicht berücksichtigt?
Die Änderungen der Rechnungsempfänger sowie der Rechnungsaufteilung werden erst bei einer noch nicht generierten Rechnung berücksichtigt. Sollen die Änderungen für bereits generierten Rechnungen gelten, müsste man die bestehenden Rechnungen stornieren und neu erstellen.

7.     Rechnung stornieren (5min)

  • Stornieren Sie die Rechnung August 2025 von Berger Sandro. Hat dies geklappt?
  • Stornieren Sie die Rechnung August 2025 von Hippenstiel Sylvie.
  • Stornieren Sie die Rechnung August 2025 von Jakob Bettina. Was ist an der Rechnung von Jakob Bettina anders?
  • Stornieren Sie die Rechnung von Jakob Bettina trotzdem. Was ist mit der Rechnung von Jakob Hans passiert? Warum?
  • Gehen Sie auf den Tab Leistungen vom Kind Berger Simon. Was ist an der Leistung nun zu sehen, wenn Sie auf den Monat August 2025 klicken. Sehen Sie die Rechnungen?
  • Machen Sie nun nochmal einen Rechnungslauf für den Monat August 2025 der Kita Vogel.
  • Wie viele Rechnungen wurden nun erstellt?
  • Hat Jakob Hans noch eine Rechnung erhalten?

8.     Zahlungen (15min)

8.1  Rechnungen manuell bezahlen

  • Sie haben nun eine Bankzahlung am 1.9.2025 von Jakob Bettina erhalten. Der einbezahlte Betrag ist 40.- CHF. Navigieren Sie auf die Rechnung vom Juni 2025 (Status Gesendet) von Jakob Bettina und klicken Sie auf den Tab Zahlungen. Erfassen Sie die Zahlung.
  • Wie viel ist bei der Rechnung nun noch ausstehend?
  • Welchen Status hat nun die Rechnung?
  • Sie haben nun eine Bankzahlung am 22.9.2025 von Jakob Bettina erhalten. Der einbezahlte Betrag ist 14.- CHF. Erstellen Sie die Zahlung auf dieselbe Rechnung.
  • Wie viel ist bei der Rechnung nun noch ausstehend? Buchen Sie den Rest als Abschreibung auf den 22.9.2025
  • Welchen Status hat nun die Rechnung?
  • Machen Sie eine weitere beliebige Zahlung auf die Rechnung von Berger Sandro. Die Rechnung soll den Status teilbezahlt erhalten. Hat dies geklappt?
  • Machen Sie eine weitere Zahlung auf die stornierte Rechnung August 2025 von Hippenstiel Sylvie.
  • Hat dies geklappt? Warum nicht?

8.2  Vorauszahlung (Offene Posten)

  • Hippenstiel Sylvie macht eine Zahlung am 28.9.2025 von 200.- CHF für die Kita Vogel obwohl sie keine offene Rechnung mehr hat. Sie entscheiden, dass die Zahlung als Vorauszahlung für die Rechnung der Periode September 2025 zu werten ist. Navigieren Sie zum Profil von Hippenstiel Sylvie und erfassen sie eine entsprechende Vorauszahlung in dem Tab Offene Posten.
  • Erscheint die Vorauszahlung nun in den offenen Posten?
  • Erscheint die Vorauszahlung auch, wenn sie den Filter abgewickelte Posten selektieren? Welche Einträge erscheinen sonst noch?
  • Erstellen Sie einen Rechnungslauf für die Kita Vogel wobei nur die Rechnung von Hippenstiel Sylvie generiert wird
    Periode: September 2025
    Rechnungsdatum: 1.8.2025
    Fälligkeitsdatum: 31.8.2025
  • Welchen Status hat die eben generierte Rechnung?
  • Ab wann ist die Zahlung auf der Rechnung?
  • Wie viel muss Hippenstiel Sylvie noch bezahlen?
  • Navigieren Sie zu Hippenstiel Sylvie. Ist die Vorauszahlung noch im Tab Offene Posten zu sehen?
  • Was muss getan werden, damit die Vorauszahlung abgeschlossen ist?
  • Erfassen Sie eine weitere Zahlung manuell auf der Rechnung, damit diese als abgeschlossen gilt.
  • Ist die Vorauszahlung in den offenen Posten nun verschwunden?
  • Stornieren Sie nun beide Zahlungen auf der Rechnung. Und stornieren Sie die Rechnung.
  • Navigieren Sie zurück zu den offenen Posten von Hippenstiel Sylvie.
  • Ist die Vorauszahlung wieder vorhanden?
  • Löschen Sie nun die Vorauszahlung. Hat dies funktioniert?

8.3  Rückerstattung (Offene Posten)

  • Ostermann Kathrin macht eine Zahlung am 28.9.2025 von 2000.- CHF für die Kita Vogel obwohl sie eigentlich nur 200.- CHF einbezahlen wollte. Sie entscheiden, dass die Zahlung als Rückerstattung erfasst werden soll, schliesslich wollen Sie dieses Geld nicht über so lange Zeit als Vorauszahlung behalten. Navigieren Sie zum Profil von Ostermann Kathrin und erfassen sie eine entsprechende Rückerstattung in dem Tab Offene Posten.
  • Erscheint die Rückerstattung nun in den offenen Posten?
  • Erscheint die Rückerstattung auch, wenn sie den Filter abgewickelte Posten selektieren? Welche Einträge erscheinen sonst noch?
  • Machen sie einen Rechnungslauf für die Kita Vogel wobei nur die Rechnung von Ostermann Kathrin generiert wird
    Periode: September 2025
    Rechnungsdatum: 1.8.2025
    Fälligkeitsdatum: 31.8.2025
  • Welchen Status hat die eben generierte Rechnung?
  • Gibt es eine Zahlung auf der Rechnung?
  • Wie viel muss Ostermann Kathrin noch bezahlen?
  • Navigieren Sie zu Ostermann Kathrin. Ist die Rückerstattung noch im Tab Offene Posten zu sehen?
  • Warum ist die Rückerstattung nicht bereits als abgeschlossen markiert?
  • Was muss getan werden, damit die Rückerstattung abgeschlossen ist?
  • Zahlen Sie den Betrag per 2.10.2025 aus.
  • Sind die offenen Posten nun leer?

8.4  Überbezahlte Rechnungen

  • Machen Sie einen Rechnungslauf für die Kita Fisch, wobei nur die Rechnung von Hoch Florian generiert wird:
    Periode: Juli 2025
    Rechnungsdatum: 1.6.2025
    Fälligkeitsdatum: 30.6.2025
  • Zahlen Sie auf die Rechnung einen Betrag von 2000 CHF per 1.7.2025 ein.
  • Wie viel Geld bezahlt Hoch Florian also zu viel?
  • Die Applikation bietet Ihnen 3 Möglichkeiten, den Geldbetrag von der Rechnung zu buchen. Welche?
  • Können Sie sich vorstellen, was passiert, wenn sie die Vorauszahlung wählen?
  • Machen Sie eine Vorauszahlung. Was für einen Eintrag findet sich nun zusätzlich bei den Zahlungen auf der Rechnung?
  • Löschen Sie die Ausgleichszahlung und erfassen Sie stattdessen einen Rückerstattungsbetrag. Funktioniert dies?
  • Löschen Sie nun auch den Rückerstattungsbetrag und navigieren Sie zum Dashboard.
  • Finden Sie eine Aufgabe auf dem Dashboard, welche auf das Problem mit der Rechnung hinweist?
  • Klicken Sie auf die Aufgabe und verwenden Sie stattdessen die 3. Möglichkeit, um das Problem zu lösen.
  • Welche Rechnungen von Hoch Florian werden vorgeschlagen? Wählen Sie die Rechnung vom Oktober 2025 aus. Hat dies geklappt?

9.     Mahnen (10min)

9.1  Individuelle Rechnungen mahnen

  • Öffnen Sie die Rechnung Juni 2025 von Hoarau Jaques.
  • Ändern Sie den Status auf Zahlungserinnerung.
  • Hat dies geklappt?
  • Vergleichen Sie die Originalrechnung (PDF) mit der aktuellen Rechnung. Was ist der Unterschied?
  • Ändern Sie nun den Status auf 1. Mahnung. Hat dies geklappt?
  • Vergleichen Sie die 3 PDF-Rechnungen.
  • Wie sieht die Rechnung aus, wenn Sie den Status 2. oder 3. Mahnung hat?
  • Ändern Sie die Rechnung in den Status Betreibung. Hat dies geklappt?
  • Ändern Sie die Rechnung zurück auf den Status Gesendet. Hat dies geklappt?
  • Können Sie den Status auch ändern, wenn die Rechnungen bereits Zahlungen hat? Versuchen Sie es.
  • Können Sie eine Rechnung mit Status 1. Mahnung stornieren?
  • Was passiert mit dem Status, wenn eine Rechnung den Status 1. Mahnung hat, anschliessend aber eine Korrekturrechnung provoziert wird? Probieren Sie es aus. Hat dies geklappt?

9.2  Mahnlauf durchführen

  • Erstellen Sie den Rechnungslauf der Kita Fisch für den Monat Januar 2025. Rechnungsdatum: 31.12.2024
    Fälligkeitsdatum: 15.1.2025
  • Wechseln Sie auf die Faktura der Kita Fisch in den Monat Januar 2025.
    Sind die Rechnungen bereits mit einer abgelaufenen Frist markiert? Warum?
  • Selektieren Sie den Filter abgelaufen sowie alle mit Status gesendet und teilbezahlt.
  • Erstellen Sie nun einen Mahnlauf. Der neue Status soll Zahlungserinnerung lauten. Die neue Frist ist am 15.2.2025. Hat der Mahnlauf geklappt?
  • Sind nun alle Rechnungen gemahnt?

9.3  Mahnen mit Gebühren

  • Selektieren Sie den Filter Abgelaufen sowie alle mit Status Zahlungserinnert (Zeitraum: Januar 2025).
  • Erstellen Sie nun einen Mahnlauf. Der neue Status soll 1. Mahnung lauten. Die neue Frist ist am 28.2.2025 des aktuellen Jahres. Zudem sollen Mahngebühren erfasst werden. Diese Betragen 10.- CHF und werden üblicherweise mit 1. Mahngebühren bezeichnet. Hat der Mahnlauf geklappt?
  • Wählen Sie die 1. Mahnung von Nadal Simeon. Wo sind die Mahngebühren zu finden?
  • Werden die Mahngebühren auch bereits auf dem Einzahlungsschein mitgerechnet?
  • Klicken Sie Rechnungsgebühren bearbeiten. Können die Gebühren erlassen werden?
  • Erlassen Sie die Gebühren und gehen sie zu den Revisionen.
  • Warum haben Sie nun so viele Revisionen?
  • Ab wann erstellt das System eine neue Revision?
  • Erkennen Sie auch eine Statusänderung in der Übersicht?
  • Erkennen Sie den Grund für die verschiedenen Einträge?
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