Wir freuen uns, Ihnen nun eine durchgängige Lösung von der Platzbestätigung, über Mutationsmeldungen bis hin zum Abgleich der Verfügungen anbieten zu können!
Nachfolgend ist das aktuelle Anleitungsdokument zur Schnittstelle zu finden, zudem wichtige Informationen zur Berechnung der Zusatztage sowie zur Berechnung des Kindergarten-Abzugs.
1. Berechnung Zusatztage & Berechnung Anteil Monat
Die Ableitung des Betreuungspensums aus kitAdmin nach kiBon ist nicht einfach, insbesondere wenn Pauschalen und Zusatztage zusammenkommen. kiBon bietet dazu ja nur die Möglichkeit, Betreuungspensen in % oder in Tagen (bei Kitas) zu erfassen:
Es gibt verschiedene Berechnungsansätze. Wir mussten in kitAdmin einerseits einen Weg finden, wie wir diese Ableitung automatisch und eindeutig berechnen können und andererseits diese Berechnungsweise anschliessend durch das GSI abnehmen lassen.
1.1 Die Berechnung des kiBon-Betreuungspensums bei Kitas mit pauschaler Verrechnung
Die Berechnung des kiBon Betreuungspensums erfolgt nun nach folgendem Muster:
- Die Berechnung erfolgt immer je Zeitabschnitt.
- Ein Zeitabschnitt ist die Dauer einer Belegung, aber höchstens die Dauer eines Monats.
- Gibt es innerhalb eines Zeitabschnitts keine Zusatztage oder höchstens welche, die als Kompensation markiert sind, wird der %-Wert des Zeitabschnitts nach kiBon übertragen.
- In jedem anderen Fall wurden bisher (bis und mit Periode 20/21) die effektiven Tage aus dem vertraglichen Pensum und den Zusatztagen übermittelt.
Ab Periode 21/22 werden neu die pauschalen Tage plus die Abweichungstage an kiBon übermittelt. - Abwesenheiten werden generell nicht berücksichtigt.
1.2 Die Berechnung Zusatztage
An kiBon muss immer das effektiv verrechnete Pensum und die effektiv verrechneten Kosten geschickt werden. Somit werden in Zeitabschnitten mit Zusatztagen immer die Tage an kiBon übermittelt und kiBon berechnet danach aus dem gesamten Zeitabschnitt das Pensum.
Beispiel:
vertragliches Pensum: 40% = pauschal 8 Tage pro Monat
Im August wird ein Zusatztag bezogen: +1 Tag
–> an kiBon werden in dem Fall für den August 9 Tage gesendet.
Spezialfall bei untermonatlichen Änderungen:
Wenn das Pensum untermonatlich gewechselt wird, werden trotzdem zwei Zeitabschnitte an kiBon geschickt und die Zusatztage im Zeitabschnitt, in welchem sie tatsächlich stattgefunden haben.
d.h.
Belegung 1 vom 1.-10. August: 40%
Belegung 2 vom 11. – 31. August: 60%
Zusatztag am 12. August
an kiBon werden zwei Zeitabschnitte folgendermassen geschickt:
Zeitabschnitt 1: 1.-10. August – 40%
Zeitabschnitt 2: 11.- 31.August – 8Tage *Anteil Monat (21/31 = 0.6774) = 5.4194 + 1 Tag = 6.4194 Tage
1.3 Berechnung Anteil Monat bei untermonatigen Änderungen, Eintritten & Austritten
Bei untermonatigen Änderungen, Eintritten und Austritten erfolgt in kitAdmin die Berechnung des Anteil Monats nach den kiBon-Berechnungsregeln.
In der kitAdmin Leistungsberechnung wird dieser errechnete Anteil, je nach Rechnungsweg unterschiedlich dargestellt.
Beispiel 20% Pensum, 4 Tage à CHF 120.00 anhand von zwei verschiedenen Rechnungsaufstellungen:
Rechnungsaufstellung Tagespreis x Anzahl Pauschaltage
4 x 120.00 = CHF 480.00
Wenn nur die erste Hälfte des Monats mit 20% berechnet wird (Beispiel 1), würde die Aufteilung des Anteil Monats wie folgt aussehen:
1.935 x 120.00 = CHF 232.30
(4 x 0.4838709677419355 Anteil Monat = berechneter Anteil Monat 1.-18.1.2021: 1.9345483870967742)
Rechnungsaufstellung Anteil Monat x Monatspauschale
1 x 480.00 = CHF 480.00
Wenn nur die erste Hälfte des Monats mit 20% berechnet wird (Beispiel 1), würde die Aufteilung des Anteil Monats wie folgt aussehen:
0.484 x 480.00 = CHF 232.30
(1 x 0.4838709677419355 Anteil Monat = berechneter Anteil Monat = 0.4838709677419355)
2. Berechnung Kindergarten-Pensums-Abzug
2.1 Kindergarten-Abzug in kitAdmin
Mit dem kantonalen Betreuungsgutscheinsystem kann für Kindergartenkinder für die Zeit, welche sie im Kindergarten sind, kein Betreuungsgutschein angefordert bzw. ausgestellt werden.
Damit in kitAdmin das richtige Pensum nebst dem Faktor 0.75 bei Kindergartenkinder hinterlegt werden kann, haben wir bei den Betreuungsfaktorregeln die Option “Kindergartenbedingter Pensum-Abzug pro Tag für kiBon” hinzugefügt. Somit kann die effektive Belegung des Kindes in kitAdmin eingetragen werden und kitAdmin rechnet dies dann selbst herunter auf das gutscheinberechtigte Pensum.
KG-Kinder brauchen einen Korrekturwert für die automatisierte Betreuungsmeldung über die kiBon Schnittstelle, da das Kind, während den Kindergarten-Besuchszeiten nicht durch den Kinderort betreut wird. Dieser Korrekturwert wird im Zusammenhang mit den Modulzeiten, Kindergartenzeiten und Ferien-/Schulwochen berechnet.
Hier kann ein Abzug definiert werden, welcher pro Betreuungstag vom Pensum abgezogen wird. Standardmässig wird der Wert nur dann abgezogen, wenn ein Vormittag belegt ist. Sofern also beispielsweise ein Kind nur Mittags & Nachmittags in die Kita kommt (und an diesem Tag nicht in den KG geht) wird der Abzug nicht gemacht. Da der Nachmittag (ob Kindergarten oder nicht) keine Rolle spielt (Kindergartenzeit ist am Nachmittag zu kurz, dass das Pensum heruntergerechnet werden müsste), ist dies eigentlich Norm. Soll der Abzug auch für den Nachmittag gemacht werden, muss dazu die Checkbox «Abzug auch an Nachmittagen berücksichtigen» angewählt werden.
Um den Wert zu eruieren, muss eine Jahresmischrechnung für die KG-Kinder gemacht werden.
In der folgenden Excel-Datei kann die Mischrechnung entsprechend gemacht werden. Achtung die Öffnungs- / Modulzeiten und Kindergartenzeiten sowie die Ferien-/Schulwochen müssen individuell dem Kinderort/Schuljahr entsprechend angepasst werden (orangefarbene Felder im Excel).
Beispiel Excel Berechnung KG-Abzug
Beispiel Berechnung Pensum (KG-Kind 60% abzüglich KG-Abzug):
Kind ist für 60% angemeldet besucht jedoch morgens den Kindergarten.
Rechnung:
3 (Tage) x 3.65 (Abzug) = 10.95 %
60% abzüglich 10.95% = 49.05% jährliches gutscheinberechtigtes Pensum, welches an kiBon gesendet wird.
Bemerkung; KG-Kinder welche an gewissen Vormittagen keinen Kindergarten haben:
Sofern es Kinder gibt, die an gewissen Vormittagen den ganzen Morgen in der Kita betreut werden und keine Kindergartenzeit haben (Bsp. KG 1 nur MO, MI & FR Unterricht), muss der KG-Abzug überschrieben werden. Um dies umzusetzen muss eine «alternative Platzart» erstellt werden z.B. «Ohne KG-Abzug», diese Platzart wird an den Tagen verwendet, an welchen das Kind keine Kindergartenzeit hat und den ganzen Tag bzw. Vormittag in der Kita betreut wird. Achtung: Diese alternative Platzart ist nur für Kinder gedacht, welche ganzjährig an einem bestimmten Tag keine Kindergartenzeit haben, also nicht nur während den Schulferien. Da mit dem «normalen» Kindergarten-Pensums-Abzug die Schul- & Ferienzeit in der Mischrechnung berücksichtigt werden.
3. Gutscheinrelevante Platzarten – ehemalige Platzart «Firmenplätze»
Mit dem Blogbeitrag «Version 1.25» wurde bekannt gegeben, dass wir klarer zwischen verschiedene Platzarten unterscheiden können. Plätze wie z.B. ein «2-Wochenrythmus», welche bis anhin über Firmenkontingente abgebildet wurden, können seither als sogenannte «alternative Platzarten» abgebildet werden. Der Name des Tab «Firmenplätze» wurde somit auf «Platzarten» umbenannt. Bei der Platzart wird angegeben, ob es sich bei diesem Platz tatsächlich um einen richtigen Firmenplatz handelt oder um eine alternative Platzart, handelt es sich um einen Firmenplatz so muss die Checkbox angewählt sein.
Handelt es sich nicht um einen Firmenplatz, sondern um einen alternativen Platz ähnlich wie der «2-Wochenrythmus» so darf die Checkbox nicht angewählt sein. Da Firmenplätze nicht gutscheinberechtigt sind, würden Platzarten, bei welchen die Checkbox «Firmenplätze» noch aktiviert ist, nicht automatisch mit der Schnittstelle an kiBon gesendet werden.
Heisst also, wenn es sich um eine gutscheinrelevante Platzart z.B. wie der «2-Wochenrythmus» handelt, so muss diese Checkbox deaktiviert sein.
Im kitAdmin Menu unter dem Bereich «Organisation» befindet sich der Tab «Platzarten», dort sind allfällige vorhandene Platzarten ersichtlich, bei welchen kontrolliert werden kann, ob die Firmenplatz-Checkbox deaktiviert oder aktiv ist.
