E-Mail Vorlagen & E-Mail Kündigungsvorlagen erstellen

Im Kommunikationsbereich können Templates für E-Mails und Kündigungsschreiben erstellt werden.
Wie du einen Vorlagetext für E-Mailnachrichten und ein Vorlagetext für Kündigungsbestätigungen hinterlegen und versenden kannst, erfährst du im folgenden Beitrag.

Anleitung erfolgt anhand einer Kündigungsbestätigung, welche per E-Mail versendet wird.

E-Mail Template erstellen

1. Navigation auf «Kommunikation» im kitAdmin Menu.
2. Vom Tab «Übersicht» auf «Templates» wechseln, unter «Aktionen» können via Button «Email- Template erstellen» die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden.
3. Dem Template wird ein Name sowie ein Betreff gegeben, im Textfeld kann der gewünschte Text erfasst und gespeichert werden. Grundsätzlich könnten mehrere Templates für die Kündigungsbestätigung erstellt werden.

• Nach der Speicherung des Template ist dieses ersichtlich, die Vorlage kann bearbeitet oder gelöscht werden.

Kündigungsbestätigung versenden

• Navigation auf das Kind, welches austreten wird, unter «Betreuung» den «Austritt» erfassen.
• Checkbox «Kündigungsbestätigung via Mail» auswählen.

• Sofern die Checkbox aktiviert wird, öffnet sich die Maske des E-Mailversand für die Kündigungsbestätigung. Das gewünschte Email- Template kann ausgewählt werden.
  

• Wird das Template ausgewählt, wird der Template-Text automatisch ins E-Mailfeld kopiert. Der Text kann entweder genauso übernommen werden, oder noch bearbeitet werden, um die Kündigungsbestätigung zu individualisieren. Weiter können wie bei den anderen E-Mails Anhänge etc. angefügt werden.

• Ist alles so wie es soll, kann die E-Mail versendet werden. Die E-Mail sieht bei den Familien so aus (in diesem Beispiel wurde der Template-Text 1:1 übernommen und nicht individualisiert.)

• Klickt der oder die Empfängerin auf «antworten» können sie der Institution antworten, es wird die Emailadresse verwendet, die als Absenderadresse beim Erstellen der Nachricht benutzt worden ist.